מה זו מזכירת AI? איך היא עובדת וכמה היא עולה

מזכירת AI היא תוכנה שעונה לטלפון של העסק שלכם. מתקשר מחייג למספר שלכם, קול ממוחשב עונה, והוא משוחח איתו: עונה על שאלות לגבי שעות הפעילות והשירותים שלכם, רושם הודעה, קובע פגישה, או מעביר את השיחה אליכם. אחר כך הוא שולח לכם סיכום, הקלטה ותמלול.

היא עושה את העבודה של פקיד קבלה או של שירות מענה טלפוני, בחלק קטן מהמחיר, עבור שיחות שאחרת הייתם מפספסים: מחוץ לשעות הפעילות, בזמן שאתם בעבודה, או כשהקו תפוס.

איך היא עובדת

ההקמה פשוטה יותר ממה שרוב האנשים מצפים. אתם לא מחליפים את מערכת הטלפון שלכם.

1. נרשמים ומתארים את העסק. שירותים רבים קוראים את האתר שלכם כדי ללמוד את שעות הפעילות, השירותים והמחירים. Upfirst ו-NextPhone מתחילות מהאתר שלכם; Rosie קוראת גם את פרופיל העסק שלכם ב-Google. ב-Goodcall אתם מתארים את העסק לעוזר מובנה שכותב עבורכם את תסריט השיחה.
2. מקבלים מספר טלפון. רוב התוכניות כוללות אחד.
3. מפנים אליו את השיחות שלכם. הלקוחות שלכם ממשיכים לחייג למספר הקיים שלכם. אתם בוחרים אם כל שיחה עוברת ל-AI או רק אלה שאתם לא עונים להן, כמו מחוץ לשעות הפעילות או כשאתם עסוקים. Upfirst מאפשרת גם לנייד אליה את המספר שלכם בלי עלות.

Rosie מציינת שההקמה לוקחת אפילו 10 דקות, ו-NextPhone כ-5. זה למזכירה בסיסית שעונה ורושמת הודעות. חיבור היומן, כתיבת כללי העברה ובדיקה של כמה שיחות לוקחים יותר זמן, אבל זה אחר צהריים אחד, לא פרויקט.

מה המתקשרים שומעים

המתקשרים שומעים קול שנשמע טבעי ומברך אותם בשם העסק שלכם. הם פשוט מדברים. ה-AI עונה על מה שהוא יודע מהאתר ומהערות ההקמה שלכם, ושואל את השאלות שאמרתם לו לשאול, כמו שם המתקשר, הכתובת ומה הוא צריך.

שירותים רבים מאפשרים לבחור את הקול; NextPhone מציעה 30. רבים מדברים יותר משפה אחת: Smith.ai ו-Rosie מטפלות באנגלית ובספרדית, NextPhone עונה ב-14 שפות ומחליפה שפה כשהמתקשר מחליף. Goodcall עונה באנגלית בלבד.

חלק מהשירותים אומרים למתקשרים מראש שהם מדברים עם AI; Goodcall, למשל, עושה זאת (שאלות נפוצות של Goodcall). כדאי להחליט אם אתם רוצים את זה לפני העלייה לאוויר.

מה היא יכולה לעשות

העבודות המרכזיות זהות ברוב השירותים:

• עונה על שאלות נפוצות לגבי שעות פעילות, מיקום, שירותים ומחירים.
• רושמת הודעות ושולחת לכם אותן מיד בהודעת טקסט או באימייל.
• קובעת פגישות ישירות ביומן שלכם (Google Calendar, Outlook, Calendly ודומיהם) או, לבעלי מקצוע, בתוכנת שירותי שטח. Sameday AI קובעת ב-ServiceTitan, ב-Housecall Pro וב-Jobber.
• מעבירה שיחות אליכם או לצוות שלכם כשמתקשר צריך אדם.
• שולחת למתקשרים הודעות טקסט עם אישור, קישור לקביעת תור או הוראות הגעה.
• מסננת ספאם, כך ששיחות רובוטיות לא מגיעות אליכם ולא נספרות במכסת התוכנית שלכם.

טבלת ההשוואה שמתחת למדריך הזה מראה אילו מאלה כלולים בכל שירות.

כשה-AI לא מסתדר עם שיחה

זו השאלה החשובה ביותר, והתשובה תלויה באופן שבו הגדרתם את המערכת.

הגיבוי הרגיל הוא העברה: ה-AI מעביר את המתקשר לנייד או לקו המשרד שלכם, לרוב עם הקדמה קצרה או סיכום כדי שלא תתחילו מאפס. חלק מהשירותים מנסים כמה אנשים לפי הסדר עד שמישהו עונה; Goodcall מנסה עד שלושה. אם אף אחד לא עונה, ה-AI רושם הודעה.

כמה שירותים מוסיפים אנשים מאחורי ה-AI. ה-AI של Smith.ai יכול להעביר מתקשר למזכירות האנושיות שלה, בלי תוספת תשלום כשה-AI יוזם את ההעברה. Abby Connect מאפשרת לבחור, לכל סוג שיחה, אם ה-AI, אדם או שניהם מטפלים בה. זה עולה יותר, אבל אף אחד לא נתקע אף פעם מול מכונה.

כמה היא עולה

תוכניות בשירות עצמי מתחילות ב-$25 עד $50 לחודש לשימוש קל. ב-200 שיחות בחודש של כ-3 דקות כל אחת, רוב השירותים בשירות עצמי עולים כ-$105 עד $300; NextPhone עולה $199 קבועים עם שיחות ללא הגבלה. החיוב מגיע בשלוש צורות: לפי דקה, לפי שיחה, או מחיר קבוע.

השוו את זה לשירות מענה אנושי, שבו 200 שיחות של שלוש דקות עולות בערך $900 עד $2,000 לחודש. מדריך המחירים של מזכירות AI שלנו עובר על החשבון ל-50, ל-200 ול-500 שיחות, כלי אחר כלי.

הסוגים העיקריים

• מזכירות בשירות עצמי לכל עסק קטן. Upfirst, Rosie, NextPhone, Goodcall ודומותיהן. נרשמים, מפנים שיחות, וזהו. מחירים מפורסמים ותקופות ניסיון חינמיות.
• מומחיות ענפיות. בנויות סביב התוכנה של ענף אחד: Sameday AI ו-Avoca לשירותי בית, Arini למרפאות שיניים, Loman ו-Slang AI למסעדות. אינטגרציות עמוקות יותר, בדרך כלל מחירים גבוהים יותר או רק לפי הצעת מחיר.
• תוספים למערכות טלפון. מזכירת ה-AI של RingCentral ו-Sona של Quo חיות בתוך מערכת טלפון עסקית. התאמה טובה אם אתם כבר משתמשים באחת, אם כי זו של RingCentral עובדת גם לבד.
• AI ועוד אנשים. Smith.ai ו-Abby Connect משלבות מזכירת AI עם צוות אנושי.
• פלטפורמות לבנייה עצמית. Vapi, Retell AI ו-Bland AI נותנות למפתחים את החלקים לבניית סוכן טלפון מותאם. זול יותר לדקה, אבל אתם בונים אותו. ראו סוכן קולי מבוסס AI מול מזכירת AI.

למי היא מתאימה, ולמי לא

מזכירת AI מתאימה הכי טוב כשאתם מפספסים שיחות כי אתם עסוקים או סגורים, ורוב השיחות האלה שגרתיות: קביעת תורים, הצעות מחיר, שעות פעילות, “אתם יכולים להגיע ביום שלישי?” אינסטלטור מתחת לכיור, עורך דין עצמאי בבית המשפט ומספרה עם שני כיסאות מתאימים כולם לדפוס הזה.

היא מתאימה פחות כשהשיחות ארוכות, רגשיות או דורשות שיקול דעת: לקוח במצוקה, מחלוקת מורכבת על חיוב. שם, שירות מענה אנושי או פתרון היברידי כמו Smith.ai או Abby Connect הוא הבחירה הבטוחה יותר. ראו מזכירת AI מול שירות מענה טלפוני.

מרפאות ומרפאות שיניים צריכות שירות שחותם על הסכם שותף עסקי (BAA) לפי HIPAA. לא כולם חותמים: NextPhone ו-Smith.ai מציינות שהן לא יכולות לטפל במידע רפואי מוגן, בעוד ש-Goodcall חותמת על הסכם כזה בתוכנית Scale שלה.

איך לנסות אחת

לרוב השירותים בשירות עצמי יש תקופת ניסיון חינמית: Upfirst נותנת 14 ימים בלי כרטיס, Rosie ו-NextPhone 7 ימים, ול-Smith.ai יש תוכנית חינמית עם 25 שיחות בחודש. הפנו בהתחלה רק את השיחות שמחוץ לשעות הפעילות, הקשיבו להקלטות במשך שבוע, ותקנו את הערות ההקמה במקומות שבהם היא טעתה.

לרשימה מדורגת, ראו מזכירות ה-AI הטובות ביותר לעסקים קטנים.