Yapay zekâ resepsiyonisti nedir? Nasıl çalışır ve ne kadar tutar

Yapay zekâ resepsiyonisti, işletmenizin telefonunu yanıtlayan bir yazılımdır. Bir müşteri numaranızı arar, bir bilgisayar sesi açar ve onunla konuşur: çalışma saatleriniz ve hizmetleriniz hakkındaki soruları yanıtlar, mesaj alır, randevu kaydeder veya çağrıyı size aktarır. Ardından size bir özet, bir kayıt ve bir döküm gönderir.

Aksi halde kaçıracağınız çağrılar için, yani mesai dışında, bir işin başındayken veya hat meşgulken, bir ön büro çalışanının ya da çağrı karşılama hizmetinin işini fiyatının çok küçük bir kısmına yapar.

Nasıl çalışır

Kurulum çoğu kişinin beklediğinden daha basittir. Telefon sisteminizi değiştirmezsiniz.

1. Kaydolur ve işletmenizi anlatırsınız. Birçok hizmet, çalışma saatlerinizi, hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı öğrenmek için web sitenizi okur. Upfirst ve NextPhone web sitenizden yola çıkar; Rosie ayrıca Google Business Profile’ınızı da okur. Goodcall ise işletmenizi, çağrı senaryosunu sizin için yazan yerleşik bir asistana anlatmanızı ister.
2. Bir telefon numarası alırsınız. Çoğu plan bir numara içerir.
3. Çağrılarınızı ona yönlendirirsiniz. Müşterileriniz mevcut numaranızı aramaya devam eder. Her çağrının mı yoksa yalnızca açamadıklarınızın mı (mesai dışı veya meşgulken gibi) yapay zekâya gideceğini siz seçersiniz. Upfirst ayrıca numaranızı ücretsiz taşımanıza izin verir.

Rosie kurulumun 10 dakika kadar kısa sürebileceğini, NextPhone ise yaklaşık 5 dakika sürdüğünü söylüyor. Bu, yanıt veren ve mesaj alan temel bir resepsiyonist içindir. Takviminizi bağlamak, aktarım kuralları yazmak ve birkaç çağrıyı test etmek daha uzun sürer, ama bu bir proje değil, bir öğleden sonralık iştir.

Arayanlar ne duyar

Arayanlar, onları işletmenizin adıyla karşılayan doğal sesli bir ses duyar. Sadece konuşurlar. Yapay zekâ, web sitenizden ve kurulum notlarınızdan bildiklerini yanıtlar ve sormasını söylediğiniz soruları sorar; örneğin arayanın adı, adresi ve neye ihtiyaç duyduğu.

Birçok hizmet sesi seçmenize izin verir; NextPhone 30 ses sunar. Birçoğu birden fazla dil konuşur: Smith.ai ve Rosie İngilizce ve İspanyolca konuşur, NextPhone 14 dilde yanıt verir ve arayan dil değiştirdiğinde o da değiştirir. Goodcall yalnızca İngilizce yanıt verir.

Bazı hizmetler arayanlara baştan bir yapay zekâ ile konuştuklarını söyler; örneğin Goodcall bunu yapar (Goodcall SSS). Bunu isteyip istemediğinize canlıya geçmeden önce karar vermeye değer.

Neler yapabilir

Temel görevler çoğu hizmette aynıdır:

• Çalışma saatleri, konum, hizmetler ve fiyatlar hakkındaki sık sorulan soruları yanıtlar.
• Mesaj alır ve hemen SMS veya e-posta ile size iletir.
• Randevuları doğrudan takviminize (Google Calendar, Outlook, Calendly ve benzerleri) veya zanaat işleri için saha hizmeti yazılımına kaydeder. Sameday AI, ServiceTitan, Housecall Pro ve Jobber’a randevu kaydeder.
• Arayanın bir insana ihtiyacı olduğunda çağrıları size veya personelinize aktarır.
• Arayanlara onay, randevu bağlantısı veya yol tarifi SMS’i gönderir.
• Spam’i filtreler, böylece robot aramalar size ulaşmaz veya planınızdan düşmez.

Bu rehberin altındaki karşılaştırma tablosu, her hizmetin bunlardan hangilerini içerdiğini gösterir.

Yapay zekâ bir çağrıyı karşılayamadığında

En önemli soru budur ve yanıtı nasıl kurduğunuza bağlıdır.

Olağan yedek çözüm aktarımdır: yapay zekâ arayanı cep telefonunuza veya ofis hattınıza devreder; çoğu zaman sıfırdan başlamamanız için kısa bir tanıtım veya özetle. Bazı hizmetler biri açana kadar sırayla birkaç kişiyi dener; Goodcall en fazla üç kişiyi dener. Kimse açmazsa yapay zekâ mesaj alır.

Birkaç hizmet yapay zekânın arkasına insanlar ekler. Smith.ai’nin yapay zekâsı bir arayanı kendi canlı resepsiyonistlerine devredebilir ve devri yapay zekâ başlattığında ek ücret alınmaz. Abby Connect, her çağrı türü için yapay zekânın mı, bir insanın mı yoksa ikisinin birden mi karşılayacağını seçmenize izin verir. Bu daha pahalıdır, ama kimse asla bir makineyle baş başa kalmaz.

Ne kadar tutar

Self servis planlar hafif kullanım için ayda $25 ile $50 arasından başlar. Her biri yaklaşık 3 dakika süren ayda 200 çağrıda, çoğu self servis hizmet yaklaşık $105 ile $300 arası tutar; NextPhone sınırsız çağrıyla sabit $199’dur. Ücretlendirme üç şekilde olur: dakika başına, çağrı başına veya sabit.

Bunu, üçer dakikalık 200 çağrının ayda kabaca $900 ile $2,000 tuttuğu insanlı bir çağrı karşılama hizmetiyle karşılaştırın. Yapay zekâ resepsiyonist fiyatları rehberimiz, 50, 200 ve 500 çağrı için hesabı araç araç yapıyor.

Başlıca türler

• Her küçük işletme için self servis resepsiyonistler. Upfirst, Rosie, NextPhone, Goodcall ve benzerleri. Kaydolun, çağrıları yönlendirin, bitti. Yayımlanmış fiyatlar ve ücretsiz denemeler.
• Sektör uzmanları. Tek bir sektörün yazılımı etrafında kurulmuştur: ev hizmetleri için Sameday AI ve Avoca, diş klinikleri için Arini, restoranlar için Loman ve Slang AI. Daha derin entegrasyonlar, genellikle daha yüksek fiyatlar veya yalnızca teklif üzerine.
• Telefon sistemi eklentileri. RingCentral’ın yapay zekâ resepsiyonisti ve Quo’nun Sona’sı bir iş telefonu sisteminin içinde çalışır. Zaten birini kullanıyorsanız iyi bir seçimdir; RingCentral’ınki bağımsız olarak da çalışır.
• Yapay zekâ artı insan. Smith.ai ve Abby Connect, yapay zekâ resepsiyonistini canlı personelle birleştirir.
• Kendin kur platformları. Vapi, Retell AI ve Bland AI, geliştiricilere özel bir telefon asistanı kurmak için gereken parçaları verir. Dakika başına daha ucuzdur, ama kurulumu siz yaparsınız. Bkz. yapay zekâ sesli asistanı ve yapay zekâ resepsiyonisti.

Kimlere uyar, kimlere uymaz

Yapay zekâ resepsiyonisti en iyi, meşgul ya da kapalı olduğunuz için çağrı kaçırdığınızda ve bu çağrıların çoğu rutin olduğunda işe yarar: randevu, fiyat teklifi, çalışma saatleri, “Salı günü gelebilir misiniz?” Lavabonun altındaki bir tesisatçı, duruşmadaki tek başına çalışan bir avukat ve iki koltuklu bir kuaför bu kalıba uyar.

Çağrılar uzun, duygusal veya muhakeme gerektiren türdense daha az uygundur: sıkıntılı bir müşteri, karmaşık bir fatura anlaşmazlığı. Orada insanlı bir çağrı karşılama hizmeti ya da Smith.ai veya Abby Connect gibi karma bir hizmet daha güvenli seçimdir. Bkz. yapay zekâ resepsiyonisti ve çağrı karşılama hizmeti.

Tıp ve diş muayenehanelerinin HIPAA iş ortağı sözleşmesi (BAA) imzalayan bir hizmete ihtiyacı vardır. Hepsi imzalamaz: NextPhone ve Smith.ai korunan sağlık bilgilerini işleyemeyeceklerini söylüyor; Goodcall ise Scale planında BAA imzalıyor.

Nasıl denersiniz

Çoğu self servis hizmetin ücretsiz denemesi vardır: Upfirst kart istemeden 14 gün verir, Rosie ve NextPhone 7 gün, Smith.ai ise ayda 25 çağrılık ücretsiz bir plan sunar. Önce yalnızca mesai dışı çağrılarınızı yönlendirin, bir hafta boyunca kayıtları dinleyin ve hata yaptığı yerlerde kurulum notlarını düzeltin.

Sıralı bir kısa liste için küçük işletmeler için en iyi yapay zekâ resepsiyonistleri listemize bakın.