Was ist ein KI-Rezeptionist? Wie er funktioniert und was er kostet

Ein KI-Rezeptionist ist Software, die Ihr Geschäftstelefon beantwortet. Ein Anrufer wählt Ihre Nummer, eine Computerstimme nimmt ab und spricht mit ihm: Sie beantwortet Fragen zu Ihren Öffnungszeiten und Leistungen, nimmt eine Nachricht auf, bucht einen Termin oder leitet den Anruf an Sie weiter. Danach schickt sie Ihnen eine Zusammenfassung, eine Aufzeichnung und ein Transkript.

Er erledigt die Arbeit einer Empfangskraft oder eines Telefonservice, zu einem Bruchteil des Preises, für Anrufe, die Sie sonst verpassen würden: nach Feierabend, während Sie bei einem Auftrag sind oder wenn die Leitung besetzt ist.

Wie er funktioniert

Die Einrichtung ist einfacher, als die meisten erwarten. Sie ersetzen Ihre Telefonanlage nicht.

1. Sie melden sich an und beschreiben Ihr Unternehmen. Viele Dienste lesen Ihre Website, um Ihre Öffnungszeiten, Leistungen und Preise zu lernen. Upfirst und NextPhone beginnen mit Ihrer Website; Rosie liest außerdem Ihr Google Business Profile. Bei Goodcall beschreiben Sie das Unternehmen einem eingebauten Assistenten, der das Anrufskript für Sie schreibt.
2. Sie bekommen eine Telefonnummer. Die meisten Tarife enthalten eine.
3. Sie leiten Ihre Anrufe dorthin weiter. Ihre Kunden wählen weiterhin Ihre bestehende Nummer. Sie entscheiden, ob jeder Anruf an die KI geht oder nur die, die Sie nicht annehmen, etwa nach Feierabend oder wenn Sie beschäftigt sind. Bei Upfirst können Sie Ihre Nummer auch kostenlos portieren.

Laut Rosie dauert die Einrichtung nur 10 Minuten, laut NextPhone etwa 5. Das gilt für einen einfachen Rezeptionisten, der abnimmt und Nachrichten aufnimmt. Den Kalender zu verbinden, Weiterleitungsregeln zu schreiben und einige Anrufe zu testen, dauert länger, aber das ist ein Nachmittag, kein Projekt.

Was Anrufer hören

Anrufer hören eine natürlich klingende Stimme, die sie mit Ihrem Firmennamen begrüßt. Sie sprechen einfach. Die KI beantwortet, was sie aus Ihrer Website und Ihren Einrichtungsnotizen weiß, und stellt die Fragen, die Sie ihr vorgegeben haben, etwa nach Name, Adresse und Anliegen des Anrufers.

Bei vielen Diensten können Sie die Stimme wählen; NextPhone bietet 30. Viele sprechen mehr als eine Sprache: Smith.ai und Rosie beherrschen Englisch und Spanisch, NextPhone antwortet in 14 Sprachen und wechselt, wenn der Anrufer wechselt. Goodcall antwortet nur auf Englisch.

Manche Dienste sagen Anrufern gleich zu Beginn, dass sie mit einer KI sprechen; Goodcall zum Beispiel tut das (Goodcall-FAQ). Ob Sie das wollen, sollten Sie vor dem Start entscheiden.

Was er kann

Die Kernaufgaben sind bei den meisten Diensten gleich:

• Häufige Fragen beantworten zu Öffnungszeiten, Standort, Leistungen und Preisen.
• Nachrichten aufnehmen und sie Ihnen sofort per SMS oder E-Mail schicken.
• Termine buchen direkt in Ihren Kalender (Google Calendar, Outlook, Calendly und ähnliche) oder, bei Handwerksbetrieben, in Außendienstsoftware. Sameday AI bucht in ServiceTitan, Housecall Pro und Jobber.
• Anrufe weiterleiten an Sie oder Ihre Mitarbeiter, wenn ein Anrufer einen Menschen braucht.
• Anrufern SMS schicken mit einer Bestätigung, einem Buchungslink oder einer Wegbeschreibung.
• Spam filtern, damit Robocalls Sie nicht erreichen und nicht auf Ihr Kontingent angerechnet werden.

Die Vergleichstabelle unter diesem Ratgeber zeigt, welche dieser Funktionen jeder Dienst enthält.

Wenn die KI einen Anruf nicht bewältigt

Das ist die wichtigste Frage, und die Antwort hängt davon ab, wie Sie ihn einrichten.

Die übliche Rückfallebene ist eine Weiterleitung: Die KI übergibt den Anrufer an Ihr Mobiltelefon oder Ihre Büroleitung, oft mit einer kurzen Vorstellung oder Zusammenfassung, damit Sie nicht bei null anfangen. Manche Dienste versuchen nacheinander mehrere Personen, bis jemand abnimmt; Goodcall versucht es bei bis zu drei. Wenn niemand abnimmt, nimmt die KI eine Nachricht auf.

Einige Dienste stellen Menschen hinter die KI. Die KI von Smith.ai kann einen Anrufer an die Live-Rezeptionisten des Dienstes übergeben, ohne Zusatzgebühr, wenn die KI die Übergabe auslöst. Bei Abby Connect wählen Sie je nach Anrufart, ob die KI, ein Mensch oder beide ihn bearbeiten. Das kostet mehr, aber niemand bleibt je an einer Maschine hängen.

Was er kostet

Tarife zum Selbsteinrichten beginnen bei leichter Nutzung bei $25 bis $50 im Monat. Bei 200 Anrufen im Monat mit jeweils etwa 3 Minuten kosten die meisten Dienste zum Selbsteinrichten etwa $105 bis $300; NextPhone kostet pauschal $199 mit unbegrenzten Anrufen. Abgerechnet wird auf drei Arten: pro Minute, pro Anruf oder pauschal.

Vergleichen Sie das mit einem Telefonservice mit Menschen, bei dem 200 dreiminütige Anrufe grob $900 bis $2,000 im Monat kosten. Unser Preisratgeber für KI-Rezeptionisten rechnet für 50, 200 und 500 Anrufe Tool für Tool durch.

Die wichtigsten Arten

• Rezeptionisten zum Selbsteinrichten für jedes kleine Unternehmen. Upfirst, Rosie, NextPhone, Goodcall und ähnliche. Anmelden, Anrufe weiterleiten, fertig. Veröffentlichte Preise und kostenlose Testphasen.
• Branchenspezialisten. Rund um die Software einer Branche gebaut: Sameday AI und Avoca für Hausdienstleistungen, Arini für Zahnarztpraxen, Loman und Slang AI für Restaurants. Tiefere Integrationen, meist höhere Preise oder nur auf Anfrage.
• Erweiterungen für Telefonanlagen. Der KI-Rezeptionist von RingCentral und Sona von Quo leben in einer geschäftlichen Telefonanlage. Gut geeignet, wenn Sie bereits eine nutzen, wobei der von RingCentral auch eigenständig funktioniert.
• KI plus Menschen. Smith.ai und Abby Connect kombinieren einen KI-Rezeptionisten mit Live-Personal.
• Plattformen zum Selbstbauen. Vapi, Retell AI und Bland AI geben Entwicklern die Bausteine für einen individuellen Telefonagenten. Günstiger pro Minute, aber Sie bauen ihn selbst. Siehe KI-Sprachagent vs. KI-Rezeptionist.

Für wen er passt und für wen nicht

Ein KI-Rezeptionist passt am besten, wenn Sie Anrufe verpassen, weil Sie beschäftigt sind oder geschlossen haben, und die meisten dieser Anrufe Routine sind: Buchungen, Angebote, Öffnungszeiten, „Können Sie am Dienstag vorbeikommen?“. Ein Installateur unter einem Waschbecken, eine Einzelanwältin im Gericht und ein Salon mit zwei Stühlen passen alle in dieses Muster.

Weniger gut passt er, wenn Anrufe lang oder emotional sind oder Urteilsvermögen erfordern: ein verzweifelter Mandant, ein komplizierter Abrechnungsstreit. Dort ist ein Telefonservice mit Menschen oder ein Hybrid wie Smith.ai oder Abby Connect die sicherere Wahl. Siehe KI-Rezeptionist vs. Telefonservice.

Arzt- und Zahnarztpraxen brauchen einen Dienst, der einen HIPAA Business Associate Agreement (BAA) unterzeichnet. Nicht alle tun das: NextPhone und Smith.ai geben an, keine geschützten Gesundheitsinformationen verarbeiten zu können, während Goodcall im Scale-Tarif eines unterzeichnet.

Wie Sie einen ausprobieren

Die meisten Dienste zum Selbsteinrichten haben eine kostenlose Testphase: Upfirst bietet 14 Tage ohne Karte, Rosie und NextPhone 7 Tage, und Smith.ai hat einen kostenlosen Tarif mit 25 Anrufen im Monat. Leiten Sie zunächst nur Ihre Anrufe nach Feierabend weiter, hören Sie sich eine Woche lang die Aufzeichnungen an und passen Sie die Einrichtungsnotizen dort an, wo er etwas falsch gemacht hat.

Eine eingestufte Auswahlliste finden Sie unter die besten KI-Rezeptionisten für kleine Unternehmen.