NextPhone im Test: eine KI-Rezeption zum Festpreis mit unbegrenzten Anrufen

NextPhone ist eine KI-Rezeption von Pure Labs, die einen festen Monatspreis für unbegrenzte eingehende Anrufe berechnet. In keinem Tarif gibt es Minutengebühren, Mehrkosten oder eine Einrichtungsgebühr (Preise). Diese eine Tatsache entscheidet weitgehend, ob es zu Ihnen passt: Sie zahlen $199 im Monat, ob Sie 30 Anrufe bekommen oder 800.

Es richtet sich an Anwaltskanzleien und Dienstleister: Es stellt Ihre Aufnahmefragen, bucht Termine, schickt Anrufern Bestätigungen per SMS und leitet Anrufe mit einer gesprochenen Vorstellung weiter (NextPhone).

Für wen es gedacht ist

NextPhone passt zu einem Unternehmen mit gleichmäßigem, ziemlich hohem Anrufvolumen, das genug davon hat, auf einen Minutenzähler zu schauen. Eine kleine Kanzlei mit vielen Beratungsanfragen, ein Handwerker, dessen Telefon in der Saison den ganzen Tag klingelt, oder ein Salon, der Termine per Telefon vergibt, passen alle.

Weniger gut passt es, wenn Sie ein paar Dutzend Anrufe im Monat bekommen. Bei diesem Volumen kostet ein Minutentarif einen Bruchteil von $199. Außerdem scheidet es für alle aus, die Gesundheitsdaten verarbeiten: NextPhone unterzeichnet keine BAAs, und seine Bedingungen verbieten geschützte Gesundheitsinformationen (Sicherheit). Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen sollten sich anderweitig umsehen.

Was Anrufer hören

NextPhone lernt Ihr Unternehmen anhand Ihrer Website kennen und nimmt dann entweder jeden Anruf an oder nur nach Feierabend und wenn Ihre Leitung besetzt ist. Anrufer hören eine von 30 Stimmen in einer von 14 Sprachen, und es wechselt die Sprache, wenn der Anrufer das tut. Das ist nützlich für ein Unternehmen mit spanischsprachigen oder mehrsprachigen Kunden.

Bei einem typischen Anruf beantwortet es Fragen, stellt Ihre Aufnahmefragen und bucht einen Termin oder schickt einen Link per SMS. Wenn ein Anrufer einen Menschen braucht, leitet es den Anruf weiter und stellt den Anrufer zuerst vor, damit Ihr Personal nicht unvorbereitet abhebt. Nach dem Anruf bekommen Sie eine Zusammenfassung per SMS und E-Mail, mit Aufzeichnung und Transkript im Web-Dashboard und in einer iPhone-App (App Store). Außerdem markiert es Spam-Anrufe und lässt Sie Anrufer blockieren.

Was es bei echtem Anrufvolumen kostet

Jeder Tarif ist eine Pauschale, der Preis pro Anruf sinkt also, je mehr los ist. Nehmen Sie 200 Anrufe im Monat mit jeweils etwa 3 Minuten, also 600 Minuten:

• Pro, $199 im Monat: etwa $1 pro Anruf oder $0.33 pro Minute.
• Bei 400 Anrufen sind dieselben $199 etwa $0.50 pro Anruf.
• Bei 50 Anrufen sind es etwa $4 pro Anruf, und hier gewinnen Minutendienste.

Bei jährlicher Zahlung kostet Pro $1,990, etwa $166 im Monat (Preise).

Bei diesem Volumen können Tarife mit Minutenabrechnung trotzdem günstiger sein. Phonely Professional deckt 650 Minuten für $150 ab, ist für unser Beispiel mit 600 Minuten also $49 günstiger. Ab etwa 800 Minuten treibt der Mehrverbrauch Phonely über $199, und die Pauschale von NextPhone gewinnt. Rosie verkauft 1.000 Minuten für $149 und schlägt NextPhone bei 600 Minuten damit ebenfalls, bucht aber in weniger Kalender. Was für NextPhone spricht, ist eine planbare Rechnung: Ein starker Monat, eine Werbeaktion oder ein Unwetter führt nicht zu einer überraschenden Rechnung.

Bei den höheren Tarifen geht es nicht um Volumen, denn alle drei sind unbegrenzt. Es geht darum, wer die Arbeit macht:

• Pro ($199) ist Self-Service. Sie richten es in etwa fünf Minuten ein, mit einem kostenlosen 30-minütigen Onboarding-Gespräch.
• Growth ($299) lässt das NextPhone-Team den Agenten bauen, testen und abstimmen und Ihr CRM verbinden. Hier beginnen Aktualisierungen in Clio, MyCase, HubSpot, GoHighLevel und Jobber sowie Zapier, Make, Webhooks und API-Zugang.
• Scale ($599) bietet zusätzlich individuelle Anrufabläufe und Routing sowie SMS in beide Richtungen und ausgehende Anrufe von Ihrer Geschäftsnummer.

Für eine Kanzlei, die mit Clio arbeitet, ist Growth der eigentliche Preis: $299 im Monat oder $2,990 im Jahr. Pro bucht in Ihren Kalender, schreibt Aufnahmedaten aber nicht in Ihre Kanzleisoftware.

Einrichtung, Verträge und Ihre Nummer

Die Tarife sind monatlich kündbar mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase; wenn Sie vor deren Ende kündigen, wird Ihnen nichts berechnet (Preise). Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. Mit Pro können Sie noch am selben Tag Anrufe annehmen. Bei Growth und Scale baut das Team den Agenten innerhalb von etwa 48 Stunden, und Sie sind innerhalb weniger Tage live.

Sie behalten Ihre Nummer per Weiterleitung oder nehmen eine neue lokale Nummer aus den USA oder Kanada. Gebührenfreie Nummern gibt es nicht, ein Unternehmen, das mit einer 800er-Nummer wirbt, muss sie also bei seinem bisherigen Anbieter weiterleiten.

Die Kalenderbuchung ist breit aufgestellt: Google, Outlook, Calendly, Acuity, Cal.com und OnceHub. Die meisten kleinen Unternehmen finden ihren Kalender auf dieser Liste, ohne mehr einrichten zu müssen als die Anmeldung.

Datenschutz

Laut NextPhone werden Ihre Anrufe, Aufzeichnungen, Transkripte oder Nachrichten nie zum Training von KI verwendet, und es hat bei den genutzten KI-Anbietern dem Training widersprochen (Sicherheit). Ein eigenes SOC-2-Audit hat es noch nicht abgeschlossen. Für eine Kanzlei, der Vertraulichkeit wichtig ist, ist der Verzicht auf Training gut; fragen Sie nach dem Zeitplan für das Audit, wenn Ihre Mandanten oder Ihr Versicherer eines verlangen.

Im Vergleich

vs. Smith.ai. Smith.ai rechnet pro Anruf ab: $270 für 150 Anrufe oder $500 für 300 in den KI-Tarifen, und es bietet auch Live-Rezeptionisten. Für eine Kanzlei mit vielen Anrufen, die nur KI braucht, sind die Pauschalen von NextPhone mit $199 oder $299 deutlich günstiger.

vs. Upfirst. Upfirst bucht ebenfalls in Clio Manage und beginnt viel niedriger, bei $24.95 für 30 Anrufe. Bei 300 Anrufen kostet der Pro-Tarif $159.95, bei 600 Anrufen $299. Mit dem Mehrverbrauch von Upfirst zu $0.75 ist Pro von NextPhone ab etwa 350 Anrufen im Monat günstiger.

Das Gesamtbild finden Sie unter den besten KI-Rezeptionen für Anwaltskanzleien und in unserem Preisleitfaden.

Fazit

NextPhone ist ein guter Kauf für eine Kanzlei oder einen Dienstleister mit ein paar hundert Anrufen im Monat, die eine feste Rechnung wollen. Die Kalenderabdeckung und die 14 Sprachen sind im Basistarif großzügig. Planen Sie Growth ein, wenn Aufnahmedaten in Ihr CRM oder Ihre Kanzleisoftware geschrieben werden sollen, denn dort beginnen diese Integrationen. Lassen Sie es aus, wenn Sie nur eine Handvoll Anrufe bekommen, Gesundheitsdaten verarbeiten oder eine gebührenfreie Nummer brauchen.