Czym jest recepcjonistka AI? Jak działa i ile kosztuje

Recepcjonistka AI to oprogramowanie, które odbiera telefon w Państwa firmie. Klient wybiera numer, odbiera komputerowy głos i rozmawia z nim: odpowiada na pytania o godziny otwarcia i usługi, przyjmuje wiadomość, umawia wizytę albo przekierowuje połączenie do Państwa. Potem wysyła podsumowanie, nagranie i transkrypcję.

Wykonuje pracę osoby w recepcji lub usługi odbierania połączeń, za ułamek ceny, w przypadku połączeń, które inaczej byłyby nieodebrane: po godzinach pracy, gdy są Państwo u klienta albo gdy linia jest zajęta.

Jak to działa

Konfiguracja jest prostsza, niż większość osób się spodziewa. Nie trzeba wymieniać systemu telefonicznego.

1. Rejestrują się Państwo i opisują firmę. Wiele usług odczytuje Państwa stronę internetową, aby poznać godziny otwarcia, usługi i ceny. Upfirst i NextPhone zaczynają od strony internetowej; Rosie odczytuje też Profil Firmy w Google. W Goodcall opisuje się firmę wbudowanemu asystentowi, który pisze za Państwa scenariusz rozmowy.
2. Otrzymują Państwo numer telefonu. Większość planów go obejmuje.
3. Przekierowują Państwo na niego połączenia. Klienci nadal dzwonią na dotychczasowy numer. To Państwo decydują, czy każde połączenie trafia do AI, czy tylko te, których Państwo nie odbiorą, na przykład po godzinach lub gdy są Państwo zajęci. Upfirst pozwala też bezpłatnie przenieść numer.

Rosie podaje, że konfiguracja zajmuje zaledwie 10 minut, a NextPhone około 5. Dotyczy to podstawowej recepcjonistki, która odbiera i przyjmuje wiadomości. Podłączenie kalendarza, ustalenie zasad przekierowań i przetestowanie kilku połączeń trwa dłużej, ale to jedno popołudnie, a nie projekt.

Co słyszą dzwoniący

Dzwoniący słyszą naturalnie brzmiący głos, który wita ich nazwą Państwa firmy. Po prostu rozmawiają. AI odpowiada na to, co wie ze strony internetowej i notatek konfiguracyjnych, i zadaje pytania, które jej Państwo wskazali, na przykład o imię i nazwisko dzwoniącego, adres i to, czego potrzebuje.

Wiele usług pozwala wybrać głos; NextPhone oferuje 30. Wiele mówi w więcej niż jednym języku: Smith.ai i Rosie obsługują angielski i hiszpański, NextPhone odpowiada w 14 językach i zmienia język, gdy zmienia go dzwoniący. Goodcall odpowiada tylko po angielsku.

Niektóre usługi od razu informują dzwoniących, że rozmawiają z AI; robi tak na przykład Goodcall (FAQ Goodcall). Warto zdecydować, czy tego Państwo chcą, przed uruchomieniem.

Co potrafi

Podstawowe zadania są w większości usług takie same:

• Odpowiadanie na typowe pytania o godziny otwarcia, lokalizację, usługi i ceny.
• Przyjmowanie wiadomości i natychmiastowe przesyłanie ich SMS-em lub e-mailem.
• Umawianie wizyt bezpośrednio w kalendarzu (Google Calendar, Outlook, Calendly i podobnych) lub, w przypadku fachowców, w oprogramowaniu do obsługi zleceń w terenie. Sameday AI umawia wizyty w ServiceTitan, Housecall Pro i Jobber.
• Przekierowywanie połączeń do Państwa lub pracowników, gdy dzwoniący potrzebuje człowieka.
• Wysyłanie SMS-ów do dzwoniących z potwierdzeniem, linkiem do rezerwacji lub wskazówkami dojazdu.
• Filtrowanie spamu, aby robocalle do Państwa nie docierały i nie były wliczane do planu.

Tabela porównawcza pod tym przewodnikiem pokazuje, które z tych funkcji obejmuje każda usługa.

Gdy AI nie radzi sobie z połączeniem

To najważniejsze pytanie, a odpowiedź zależy od konfiguracji.

Zwykłym rozwiązaniem awaryjnym jest przekierowanie: AI przekazuje dzwoniącego na Państwa komórkę lub linię biurową, często z krótkim wprowadzeniem lub podsumowaniem, aby nie zaczynali Państwo od zera. Niektóre usługi próbują kolejno kilku osób, aż ktoś odbierze; Goodcall próbuje maksymalnie trzech. Jeśli nikt nie odbierze, AI przyjmuje wiadomość.

Kilka usług dodaje ludzi za AI. AI Smith.ai może przekazać dzwoniącego recepcjonistkom na żywo, bez dodatkowej opłaty, jeśli przekazanie inicjuje AI. Abby Connect pozwala wybrać dla każdego typu połączenia, czy obsługuje je AI, człowiek, czy oboje. Kosztuje to więcej, ale nikt nigdy nie utknie z maszyną.

Ile kosztuje

Plany samoobsługowe zaczynają się od $25 do $50 miesięcznie przy niewielkim użyciu. Przy 200 połączeniach miesięcznie po około 3 minuty większość usług samoobsługowych kosztuje około $105 do $300; NextPhone to stała opłata $199 z nielimitowanymi połączeniami. Rozliczenie ma trzy formy: za minutę, za połączenie lub ryczałtowe.

Dla porównania w usłudze odbierania połączeń przez ludzi 200 trzyminutowych połączeń kosztuje mniej więcej $900 do $2,000 miesięcznie. Nasz przewodnik po cenach recepcjonistek AI przelicza koszty dla 50, 200 i 500 połączeń, narzędzie po narzędziu.

Główne rodzaje

• Samoobsługowe recepcjonistki dla każdej małej firmy. Upfirst, Rosie, NextPhone, Goodcall i podobne. Rejestracja, przekierowanie połączeń, gotowe. Opublikowane ceny i darmowe okresy próbne.
• Specjaliści branżowi. Zbudowani wokół oprogramowania jednej branży: Sameday AI i Avoca dla usług domowych, Arini dla gabinetów stomatologicznych, Loman i Slang AI dla restauracji. Głębsze integracje, zwykle wyższe ceny lub wycena na zapytanie.
• Dodatki do systemów telefonicznych. Recepcjonistka AI RingCentral i Sona od Quo działają wewnątrz firmowego systemu telefonicznego. Dobry wybór, jeśli już z niego Państwo korzystają, choć rozwiązanie RingCentral działa też samodzielnie.
• AI plus ludzie. Smith.ai i Abby Connect łączą recepcjonistkę AI z personelem na żywo.
• Platformy do samodzielnej budowy. Vapi, Retell AI i Bland AI dają programistom elementy do zbudowania własnego agenta telefonicznego. Taniej za minutę, ale trzeba go zbudować. Zob. agent głosowy AI vs recepcjonistka AI.

Dla kogo jest, a dla kogo nie

Recepcjonistka AI sprawdza się najlepiej, gdy tracą Państwo połączenia, bo są zajęci lub firma jest zamknięta, a większość tych połączeń jest rutynowa: umawianie wizyt, wyceny, godziny otwarcia, „czy może Pan przyjechać we wtorek?”. Hydraulik pod zlewem, jednoosobowa kancelaria, której prawnik jest w sądzie, i salon z dwoma fotelami pasują do tego schematu.

Gorzej sprawdza się, gdy rozmowy są długie, emocjonalne lub wymagają oceny sytuacji: zdenerwowany klient, skomplikowany spór o rozliczenie. Wtedy bezpieczniejszym wyborem jest usługa odbierania połączeń przez ludzi albo rozwiązanie hybrydowe, takie jak Smith.ai lub Abby Connect. Zob. recepcjonistka AI vs usługa odbierania połączeń.

Gabinety lekarskie i stomatologiczne potrzebują usługi, która podpisuje umowę powierzenia (BAA) na potrzeby HIPAA. Nie wszystkie to robią: NextPhone i Smith.ai deklarują, że nie mogą obsługiwać chronionych informacji o zdrowiu, natomiast Goodcall podpisuje taką umowę w planie Scale.

Jak wypróbować

Większość usług samoobsługowych ma darmowy okres próbny: Upfirst daje 14 dni bez karty, Rosie i NextPhone 7 dni, a Smith.ai ma darmowy plan z 25 połączeniami miesięcznie. Na początek warto przekierować tylko połączenia po godzinach, przez tydzień słuchać nagrań i poprawiać notatki konfiguracyjne tam, gdzie AI się pomyliła.

Ranking najlepszych opcji znajduje się w zestawieniu najlepszych recepcjonistek AI dla małych firm.