Recepcjonistka AI czy serwis odbierania połączeń: koszty, dzwoniący i co wybrać

Serwis odbierania połączeń sprawia, że gdy nie mogą Państwo odebrać, rozmowę przejmuje żywy człowiek. Recepcjonistka AI wykonuje to samo zadanie za pomocą oprogramowania. Obie odbierają w imieniu Państwa firmy, przyjmują wiadomości, umawiają wizyty i przekazują dzwoniących do Państwa. Różnią się ceną, sposobem radzenia sobie z nietypowymi połączeniami i tym, co słyszą dzwoniący.

Oto jak wypadają w porównaniu dla małej firmy, na podstawie opublikowanych cen Ruby i AnswerConnect, dwóch znanych serwisów z ludźmi, zestawionych z recepcjonistkami AI takimi jak Upfirst, Rosie i NextPhone, oraz dwiema usługami łączącymi oba podejścia: Smith.ai i Abby Connect.

Różnica w kosztach jest duża

Weźmy 200 połączeń miesięcznie po około 3 minuty, czyli 600 minut.

Usługa	Kto odbiera	Plan	Miesięcznie
Rosie	AI	Scale, 1000 minut	$149
Upfirst	AI	Pro, 300 połączeń	$159.95
NextPhone	AI	Pro, nielimitowane połączenia	$199
Smith.ai	AI	Pro 150 połączeń + 50 × $2.30	$385
Abby Connect	AI ze wsparciem ludzi	Professional (400 minut AI) + 200 × $1.50	$899
AnswerConnect	Ludzie	550 minut ($795) + 50 × $1.85	$887.50
Abby Connect	Ludzie	Growth, 500 minut ($1,380) + 100 × $2.76	$1,656
Ruby	Ludzie	500 minut ($1,725) + 100 według niepublikowanej stawki	ponad $1,725
Smith.ai	Ludzie	Basic, 90 połączeń ($810) + 110 × $10.50	$1,965

To mniej więcej $0.75 do $2 za połączenie przy AI (około $4.50 przy AI Abby Connect, za którą stoją ludzie), wobec $4.40 do $10 za połączenie przy żywych recepcjonistach.

Kwoty dla ludzi to przy tym minimum. Ruby rozlicza pełne minuty i wlicza czas oczekiwania oraz pracę recepcjonisty po rozmowie (cennik Ruby). AnswerConnect również zaokrągla w górę i wlicza pracę po rozmowie. Naliczane minuty są więc dłuższe niż same rozmowy. AnswerConnect dolicza w niektórych planach opłatę za wdrożenie w wysokości $49.99, a plany z ludźmi w Smith.ai pobierają dodatkowe opłaty za połączenie za rezerwację ($1.50), nagranie i transkrypcję ($0.25) oraz linię hiszpańskojęzyczną ($1.00).

Ten sam rachunek przy 50 i 500 połączeniach znajdą Państwo w przewodniku po cenach recepcjonistek AI.

Co słyszą dzwoniący

W serwisie odbierania połączeń odbiera człowiek. Recepcjoniści Ruby pracują w USA (FAQ Ruby); recepcjoniści Smith.ai są w Ameryce Północnej, a Abby Connect pracują w biurze w Las Vegas. AnswerConnect zobowiązało się nigdy nie zastępować swoich ludzi botami (AnswerConnect).

W przypadku recepcjonistki AI odbiera głos komputerowy. Brzmi naturalnie i trzyma się napisanego przez Państwa scenariusza, ale nadal jest to oprogramowanie. Niektórzy dzwoniący tego nie zauważą lub nie będzie im to przeszkadzać; inni tak. Jeśli Państwa klienci są starsi, zdenerwowani albo dzwonią w delikatnej sprawie, ma to większe znaczenie.

W czym każde rozwiązanie jest lepsze

Żywi recepcjoniści są lepsi w:

• Połączeniach wymagających oceny sytuacji. Zrozpaczony klient, reklamacja, nietypowa prośba, której nie ma w scenariuszu.
• Przyjmowaniu płatności. Recepcjoniści Ruby przyjmują płatności przez telefon.
• Informacjach o zdrowiu. Ruby podpisuje umowę powierzenia (business associate agreement) zgodną z HIPAA bez dodatkowych opłat. Smith.ai nie może przetwarzać chronionych informacji o zdrowiu w żadnym planie, a opcja HIPAA w Abby Connect obejmuje tylko odbieranie przez ludzi, nie AI.

Recepcjonistki AI są lepsze w:

• Cenie, i to z dużą przewagą, jak pokazuje tabela.
• Rezerwacjach bezpośrednio w Państwa systemach. Recepcjonistki AI wpisują wizyty bezpośrednio do Google Calendar, Outlook, Calendly i innych; te branżowe, jak Sameday AI, do ServiceTitan lub Jobber. Recepcjoniści Ruby umawiają przez Calendly i Google Calendar; AnswerConnect wymienia Setmore i Outlook.
• Językach. Ruby i AnswerConnect odbierają po angielsku i hiszpańsku (hiszpański kosztuje dodatkowo w AnswerConnect). NextPhone odbiera w 14 językach i przełącza się, gdy dzwoniący zmienia język.
• Możliwości wypróbowania przed zakupem. Upfirst oferuje 14 dni za darmo, Rosie i NextPhone 7. Ruby i AnswerConnect nie mają bezpłatnego okresu próbnego; Ruby daje nowym klientom 21-dniową gwarancję zwrotu pieniędzy.

W wymienionych usługach obie kategorie działają na umowach miesięcznych, więc w żadnym przypadku nie są Państwo związani na dłużej.

Opcja pośrednia: najpierw AI, za nią ludzie

Jeśli różnica w cenie kusi, ale martwią się Państwo o trudne połączenia, serwis hybrydowy pozwala AI obsługiwać rutynowe połączenia, a resztę przekazuje człowiekowi.

Smith.ai sprzedaje recepcjonistkę AI rozliczaną za połączenie, z bezpłatnym planem na 25 połączeń miesięcznie. Gdy połączenie przerasta AI, może ona przekazać dzwoniącego żywym recepcjonistom Smith.ai, bez dodatkowej opłaty, jeśli przekazanie inicjuje AI. Plan Hybrid, w którym to Państwo decydują, które połączenia trafiają do ludzi, jest wyceniany za połączenie od około $2.50, po konsultacji (Smith.ai hybrid).

Abby Connect sprzedaje jedną pulę minut dla obu. Minuta obsłużona przez człowieka zużywa jedną Abby Minute; minuta obsłużona przez AI połowę. Dla każdego typu połączenia wybierają Państwo, czy obsługuje je AI, człowiek, czy oboje, a AI może przekazać rozmowę z zapowiedzią recepcjoniście w trakcie tego samego połączenia. Odbieranie wyłącznie przez AI nadal kosztuje około $1.38 do $1.65 za minutę, znacznie więcej niż usługi wyłącznie AI, ale połowę stawki Abby za ludzi.

Można też samodzielnie zbudować prostszy model hybrydowy: recepcjonistkę AI, która przekazuje połączenie na Państwa komórkę, gdy dzwoniący prosi o człowieka lub gdy połączenie spełnia ustalone przez Państwa reguły. Upfirst, Rosie (od planu za $149) i NextPhone obsługują przekazywanie z zapowiedzią.

Co wybrać

Recepcjonistkę AI, jeśli większość połączeń jest rutynowa (rezerwacje, wyceny, godziny otwarcia, wiadomości), chcą Państwo, by każde połączenie było odebrane za mniej niż $200 miesięcznie, a Państwo lub pracownicy mogą od czasu do czasu odebrać przekazane połączenie. Dotyczy to większości firm rzemieślniczych, salonów, agencji i małych biur.

Serwis odbierania połączeń z ludźmi, jeśli Państwa połączenia regularnie wymagają empatii lub oceny sytuacji, przyjmują Państwo płatności przez telefon albo prowadzą praktykę medyczną, w której połączenia od pacjentów mają obsługiwać ludzie na podstawie umowy BAA. Przy 200 połączeniach trzeba liczyć się z kosztem mniej więcej $900 do $2,000 miesięcznie.

Model hybrydowy, jeśli chcą Państwo płacić ceny AI za rutynowe połączenia i mieć człowieka do pozostałych, i są gotowi zapłacić za tę siatkę bezpieczeństwa nieco więcej niż za samo AI.

Praktyczny test: przez dwa tygodnie bezpłatnego okresu próbnego proszę przekierowywać do recepcjonistki AI tylko połączenia po godzinach pracy i czytać transkrypcje. Jeśli obsłużone przez nią połączenia wypadły dobrze, a tych, z którymi miała trudności, było niewiele, prawdopodobnie nie potrzebują Państwo serwisu z ludźmi.

Więcej opcji po obu stronach: najlepsze serwisy odbierania połączeń AI, alternatywy dla Ruby oraz Smith.ai vs Ruby.