Ruby Receptionists – recenzja: ceny za minutę i kiedy wystarczy AI

Ruby (Ruby Receptionists) to serwis telefoniczny obsługiwany przez ludzi. Żywe recepcjonistki odbierają każde połączenie w imieniu Państwa firmy, całą dobę, również w nocy, w weekendy i święta. Ruby korzysta z AI, ale tylko w tle: z asystenta o nazwie Call Nav, z którego korzystają recepcjonistki, a także z transkrypcji, analizy nastroju rozmówcy i filtrowania robocalli. Żadna AI nie rozmawia z Państwa klientami, a z funkcji AI można całkowicie zrezygnować (AI w Ruby).

Ruby to jedna z najbardziej znanych nazw w tej kategorii i punkt odniesienia, z którym większość właścicieli porównuje recepcjonistkę AI. Ta recenzja skupia się więc na decyzji, którą Państwo prawdopodobnie podejmują: czy prawdziwy człowiek przy każdym połączeniu jest wart ceny Ruby, czy wystarczy recepcjonistka AI?

Co słyszą dzwoniący

Recepcjonistka odbiera z Państwa powitaniem, a następnie przełącza połączenie, przyjmuje wiadomość, umawia wizytę, kwalifikuje leada lub przyjmuje płatność, zgodnie z instrukcjami przekazanymi Ruby. Może też wykonywać dla Państwa połączenia wychodzące. Obsługa po angielsku i hiszpańsku oraz usługa zgodna z HIPAA z podpisaną umową BAA są w cenie (FAQ). Wiadomości przegląda się i wszystkim zarządza w portalu internetowym Ruby oraz w aplikacjach na iOS i Androida.

Wartość tkwi w trudnych rozmowach. Człowiek potrafi uspokoić przestraszonego klienta, zauważyć, że „szybkie pytanie” to w rzeczywistości nagła sytuacja, i poradzić sobie z dzwoniącym, który nie chce trzymać się scenariusza.

Ile kosztuje przy rzeczywistej liczbie połączeń

Ruby publikuje cztery plany: $250 miesięcznie za 50 minut, $395 za 100, $720 za 200 i $1,725 za 500 (plany i ceny). Daje to około $5.00 za minutę w najmniejszym planie i około $3.45 w największym. Nie ma opłaty za wdrożenie ani długoterminowej umowy.

Trzy zasady rozliczeń są równie ważne jak cena:

• Zaokrąglanie. Minuty są rozliczane w 60-sekundowych przedziałach, zaokrąglanych w górę. Połączenie trwające 20 sekund kosztuje pełną minutę.
• Czas oczekiwania i praca po rozmowie się liczą. Czas, w którym recepcjonistka czeka na linii w Państwa imieniu lub spisuje wiadomość, jest rozliczany. Czas rozmowy po przełączeniu nie jest (FAQ).
• Stawka za dodatkowe minuty nie jest publikowana. Dodatkowe minuty są rozliczane według „the overage rate associated with your plan”, której Ruby nie podaje.

Przeliczmy to dla firmy z 200 połączeniami miesięcznie po około 3 minuty. To 600 minut przed zaokrągleniem i pracą po rozmowie. Plan 500-minutowy za $1,725 nie do końca to pokrywa, więc zapłaciliby Państwo $1,725 plus dopłatę za co najmniej 100 minut po stawce, której Ruby nie publikuje. To ponad $8.60 za połączenie przed jakimikolwiek dodatkami.

Mniejsze biuro z 50 połączeniami miesięcznie po 3 minuty potrzebuje około 150 minut plus dodatki. Bezpiecznym wyborem jest tam plan 200-minutowy za $720, około $14.40 za połączenie.

Dla porównania recepcjonistki AI: Sameday AI obejmuje 1000 minut AI za $789 miesięcznie, a w przypadku restauracji blog Loman podaje, że plany zaczynają się od $199 miesięcznie za nieograniczoną liczbę połączeń (blog Loman). Nasz przewodnik po cenach recepcjonistek AI zestawia te modele obok siebie.

Okres próbny, umowy i konfiguracja

Ruby nie ma bezpłatnego okresu próbnego. Zamiast tego nowi klienci dostają 21-dniową gwarancję zwrotu pieniędzy, która kończy się wcześniej, gdy wykorzystanie przekroczy 500 minut pracy recepcjonistek (pierwsze kroki). Plany są miesięczne. Można korzystać z numeru Ruby lub zachować własny.

Kalendarze i oprogramowanie

Recepcjonistki mogą rezerwować w Calendly i Google Calendar. Lista integracji Ruby jest nastawiona na kancelarie prawne (Clio, MyCase, Filevine, Rocket Matter, Law Ruler, Lawmatics), a do wszystkiego innego służą HubSpot, Salesforce, Keap, Zoho, Slack, Microsoft Teams i Zapier (integracje). Właściciele firm usługowych znajdą JobNimbus i FieldPulse, ale lista nie wymienia ServiceTitan, Housecall Pro ani Jobber.

Jeden haczyk związany z HIPAA: w ramach usługi HIPAA wiadomości nie są wysyłane e-mailem ani SMS-em, a z Calendly nie można korzystać, więc gabinet medyczny traci część wygody, dzięki której Ruby jest łatwe w użyciu dla wszystkich innych.

Kiedy lepsza jest recepcjonistka AI

Trudno uzasadnić Ruby, gdy większość połączeń jest rutynowa. Jeśli dzwoniący chcą głównie poznać godziny otwarcia, orientacyjną wycenę lub umówić wizytę, recepcjonistka AI odpowie im natychmiast, zarezerwuje termin bezpośrednio w kalendarzu lub oprogramowaniu do serwisu terenowego i obsłuży kilka połączeń naraz, za niewielką część rachunku z Ruby.

Recepcjonistka AI lepiej sprawdzi się również przy dużym wolumenie. Cena Ruby rośnie liniowo wraz z minutami; przy kilkuset połączeniach miesięcznie różnica sięga tysięcy dolarów rocznie.

Ruby sprawdzi się lepiej, jeśli:

• dzwoniący są często zestresowani lub rozmowa jest delikatna (przyjmowanie spraw prawnych, opieka zdrowotna, sytuacje kryzysowe);
• źle obsłużone połączenie kosztuje Państwa klienta wartego znacznie więcej niż miesiąc Ruby;
• płatności lub kwalifikację leadów musi prowadzić ktoś zdolny do oceny sytuacji.

Jeśli chcą Państwo obu rozwiązań, Abby Connect łączy recepcjonistkę AI i żywe recepcjonistki w jednym planie. Minuta obsługi przez człowieka kosztuje tam około $2.76 do $3.29, mniej niż w Ruby, a minuta AI połowę tego. Pełny obraz przedstawia artykuł Recepcjonistka AI a serwis telefoniczny.

Porównanie z Ruby

vs AnswerConnect. Również tylko ludzie, na mocy wyraźnego zobowiązania. Opublikowane plany dają około $1.32 do $1.75 za minutę w pakiecie, znacznie mniej niż Ruby, choć główny link do cennika wymaga najpierw podania danych kontaktowych, a niektóre plany mają opłatę za wdrożenie $49.99.

vs Abby Connect. Recepcjonistki w USA, jak w Ruby, tańsza minuta obsługi przez człowieka, bezpłatny okres próbny i opcja AI do rutynowych połączeń.

vs Smith.ai. Smith.ai oferuje żywe recepcjonistki z Ameryki Północnej rozliczane za połączenie, a nie za minutę, od $300 miesięcznie za 30 połączeń, a także recepcjonistkę AI od $150 za 75 połączeń, która może przekazywać dzwoniących żywym konsultantom. W odróżnieniu od Ruby deklaruje, że nie jest zgodna z HIPAA. Zob. Smith.ai vs Ruby.

Strona Alternatywy dla Ruby szczegółowiej porządkuje dostępne opcje.

Werdykt

Ruby to dopracowana, przewidywalna usługa obsługiwana przez ludzi: jawne ceny, brak opłaty za wdrożenie, brak umowy, hiszpański i HIPAA w cenie oraz gwarancja zwrotu pieniędzy zamiast okresu próbnego. To również jeden z najdroższych sposobów obsługi telefonu, od $3.45 do $5.00 za minutę, nie licząc zaokrągleń, czasu oczekiwania i pracy po rozmowie. Warto za nią zapłacić, gdy każdy dzwoniący naprawdę potrzebuje człowieka. Jeśli nie, warto zacząć od najlepszych usług odbierania połączeń AI, a Ruby zachować na myśli dla najważniejszych połączeń.