Ruby Receptionists review: prijzen per minuut, en wanneer AI volstaat

Ruby (Ruby Receptionists) is een menselijke antwoorddienst. Live receptionisten beantwoorden elk gesprek in de naam van uw bedrijf, 24/7, ook ’s nachts, in het weekend en op feestdagen. Ruby gebruikt AI, maar alleen achter de schermen: een assistent genaamd Call Nav die de receptionisten raadplegen, plus transcripties, sentimentanalyse en het filteren van robocalls. Geen enkele AI beantwoordt uw bellers, en u kunt de AI-functies volledig uitschakelen (AI bij Ruby).

Ruby is een van de bekendste namen in de categorie en de maatstaf waartegen de meeste ondernemers een AI-receptionist afzetten. Deze review richt zich daarom op de beslissing die u waarschijnlijk neemt: is een echt mens bij elk gesprek de prijs van Ruby waard, of volstaat een AI-receptionist?

Wat bellers horen

Een receptionist neemt op met uw begroeting en verbindt het gesprek vervolgens door, neemt een bericht aan, plant een afspraak, kwalificeert een lead of neemt een betaling aan, volgens de instructies die u Ruby geeft. Ze kunnen ook uitgaande gesprekken voor u voeren. Beantwoording in het Engels en Spaans en HIPAA-service met een getekende BAA zijn inbegrepen zonder extra kosten (FAQ’s). U ziet berichten en beheert alles in het online portaal van Ruby en de iOS- en Android-apps.

De waarde zit in de lastige gesprekken. Een mens kan een angstige cliënt geruststellen, opmerken dat een “korte vraag” eigenlijk een noodgeval is, en een beller afhandelen die weigert een script te volgen.

Wat het kost bij echte belvolumes

Ruby publiceert vier plannen: $250 per maand voor 50 minuten, $395 voor 100, $720 voor 200 en $1.725 voor 500 (plannen en prijzen). Dat komt neer op ongeveer $5,00 per minuut op het kleinste plan en ongeveer $3,45 op het grootste. Er zijn geen installatiekosten en er is geen langlopend contract.

Drie factureringsregels zijn net zo belangrijk als de prijs:

• Afronding. Minuten worden gefactureerd in stappen van 60 seconden, naar boven afgerond. Een gesprek van 20 seconden kost een hele minuut.
• Wachttijd en nawerk tellen mee. De tijd die een receptionist voor u in de wacht staat of een bericht uitwerkt, wordt gefactureerd. Gesprekstijd na doorverbinden niet (FAQ’s).
• Overschrijding is niet gepubliceerd. Extra minuten worden gefactureerd tegen “the overage rate associated with your plan”, dat Ruby niet vermeldt.

Reken het door voor een bedrijf met 200 gesprekken per maand van ongeveer 3 minuten elk. Dat is 600 minuten vóór afronding en nawerk. Het plan met 500 minuten voor $1.725 dekt dat net niet, dus u betaalt $1.725 plus overschrijding over minstens 100 minuten tegen een tarief dat Ruby niet publiceert. Dat is meer dan $8,60 per gesprek vóór eventuele extra’s.

Een kleiner kantoor met 50 gesprekken per maand van 3 minuten heeft ongeveer 150 minuten plus extra’s nodig. Het plan met 200 minuten voor $720 is daar de veilige keuze, ongeveer $14,40 per gesprek.

Vergelijk dat met AI-receptionisten. Sameday AI dekt 1.000 AI-minuten voor $789 per maand, en voor restaurants zegt de blog van Loman dat de plannen beginnen bij $199 per maand met onbeperkte gesprekken (Loman-blog). Onze prijsgids voor AI-receptionisten zet de modellen naast elkaar.

Proefperiode, contracten en installatie

Ruby heeft geen gratis proefperiode. In plaats daarvan krijgen nieuwe klanten een geld-terug-garantie van 21 dagen, die eerder afloopt zodra het gebruik boven de 500 receptionistminuten komt (aan de slag). Plannen zijn maandelijks opzegbaar. U kunt een Ruby-nummer gebruiken of uw eigen nummer houden.

Agenda’s en software

Receptionisten kunnen boeken in Calendly en Google Calendar. De integratielijst van Ruby is gericht op advocatenkantoren (Clio, MyCase, Filevine, Rocket Matter, Law Ruler, Lawmatics), met HubSpot, Salesforce, Keap, Zoho, Slack, Microsoft Teams en Zapier voor al het andere (integraties). Bedrijven in de thuisdiensten vinden JobNimbus en FieldPulse, maar ServiceTitan, Housecall Pro en Jobber staan niet op de lijst.

Eén HIPAA-kanttekening: bij HIPAA-service worden berichten niet gemaild of ge-sms’t en kan Calendly niet worden gebruikt, dus een medische praktijk verliest een deel van het gemak dat Ruby voor iedereen anders zo makkelijk maakt.

Wanneer een AI-receptionist beter past

Ruby is moeilijk te rechtvaardigen als de meeste van uw gesprekken routine zijn. Als bellers vooral uw openingstijden, een prijsindicatie of een afspraak willen, beantwoordt een AI-receptionist ze direct, boekt rechtstreeks in uw agenda of buitendienstsoftware en handelt meerdere gesprekken tegelijk af, voor een klein deel van de rekening van Ruby.

Een AI-receptionist past ook beter als uw volume hoog is. De prijs van Ruby stijgt rechtlijnig met uw minuten; bij een paar honderd gesprekken per maand wordt het verschil duizenden dollars per jaar.

Ruby past beter als:

• uw bellers vaak gestrest zijn of het gesprek gevoelig is (juridische intake, zorg, crisisgesprekken);
• een verkeerd afgehandeld gesprek u een cliënt kost die veel meer waard is dan een maand Ruby;
• u betalingen wilt laten aannemen of leads wilt laten kwalificeren door iemand die zelf kan oordelen.

Als u beide wilt, zet Abby Connect een AI-receptionist en live receptionisten in één plan. De menselijke minuten kosten ongeveer $2,76 tot $3,29, minder dan bij Ruby, en de AI-minuten de helft daarvan. Voor het volledige beeld, zie AI-receptionist vs antwoorddienst.

Hoe Ruby zich verhoudt

vs AnswerConnect. Ook alleen menselijk, met een uitdrukkelijke belofte. De gepubliceerde plannen komen uit op ongeveer $1,32 tot $1,75 per inbegrepen minuut, ver onder Ruby, al vraagt de belangrijkste prijslink eerst uw contactgegevens en hebben sommige plannen installatiekosten van $49,99.

vs Abby Connect. Receptionisten in de VS zoals bij Ruby, goedkoper per menselijke minuut, een gratis proefperiode en een AI-optie voor routinegesprekken.

vs Smith.ai. Smith.ai biedt live receptionisten uit Noord-Amerika, per gesprek gefactureerd in plaats van per minuut, vanaf $300 per maand voor 30 gesprekken, plus een AI-receptionist vanaf $150 voor 75 gesprekken die bellers kan doorgeven aan de live medewerkers. Anders dan Ruby zegt het niet HIPAA-compliant te zijn. Zie Smith.ai vs Ruby.

De pagina met alternatieven voor Ruby rangschikt de opties gedetailleerder.

Oordeel

Ruby is een verzorgde, voorspelbare menselijke dienst: gepubliceerde prijzen, geen installatiekosten, geen contract, Spaans en HIPAA inbegrepen, en een geld-terug-garantie in plaats van een proefperiode. Het is ook een van de duurste manieren om uw telefoon te laten beantwoorden, met $3,45 tot $5,00 per minuut vóór afronding, wachttijd en nawerk. Betaal ervoor als elke beller echt een mens nodig heeft. Zo niet, begin dan bij de beste AI-antwoorddiensten en houd Ruby in gedachten voor de gesprekken die het meest tellen.