Análise da Ruby Receptionists: preço por minuto e quando a IA basta

A Ruby (Ruby Receptionists) é um serviço de atendimento telefônico com pessoas. Recepcionistas ao vivo atendem cada ligação com o nome da sua empresa, 24/7, incluindo noites, fins de semana e feriados. A Ruby usa IA, mas só nos bastidores: um assistente chamado Call Nav que as recepcionistas consultam, além de transcrições, análise de sentimento e filtro de robocalls. Nenhuma IA atende quem liga para você, e você pode desativar totalmente os recursos de IA (IA na Ruby).

A Ruby é um dos nomes mais conhecidos da categoria, e a referência com que a maioria dos donos compara uma recepcionista com IA. Por isso esta análise foca na decisão que você provavelmente está tomando: uma pessoa real em cada ligação vale o preço da Ruby, ou uma recepcionista com IA resolveria?

O que quem liga ouve

Uma recepcionista atende com a sua saudação e depois transfere a ligação, anota um recado, agenda um horário, qualifica um lead ou recebe um pagamento, seguindo as instruções que você passar à Ruby. Elas também podem fazer ligações de saída por você. Atendimento em inglês e espanhol e serviço HIPAA com BAA assinado estão incluídos sem custo extra (perguntas frequentes). Você vê os recados e gerencia tudo no portal online da Ruby e nos aplicativos para iOS e Android.

O valor está nas ligações difíceis. Uma pessoa consegue acalmar um cliente assustado, perceber que uma “pergunta rápida” é na verdade uma emergência e lidar com quem se recusa a seguir um roteiro.

Quanto custa em volumes reais

A Ruby publica quatro planos: $250 por mês por 50 minutos, $395 por 100, $720 por 200 e $1,725 por 500 (planos e preços). Isso dá cerca de $5.00 por minuto no menor plano e cerca de $3.45 no maior. Não há taxa de implantação nem contrato de longo prazo.

Três regras de cobrança importam tanto quanto o preço:

• Arredondamento. Os minutos são cobrados em incrementos de 60 segundos, arredondados para cima. Uma ligação de 20 segundos custa um minuto inteiro.
• Tempo em espera e trabalho pós-ligação contam. O tempo que uma recepcionista passa em espera por você ou redigindo um recado é cobrado. O tempo de conversa transferido não é (perguntas frequentes).
• O excedente não é publicado. Os minutos extras são cobrados pela “overage rate associated with your plan”, que a Ruby não divulga.

Faça a conta para uma empresa com 200 ligações por mês de cerca de 3 minutos cada. São 600 minutos antes do arredondamento e do trabalho pós-ligação. O plano de 500 minutos a $1,725 não cobre tudo, então você pagaria $1,725 mais o excedente de pelo menos 100 minutos a uma tarifa que a Ruby não publica. Isso dá mais de $8.60 por ligação antes de qualquer extra.

Um escritório menor com 50 ligações por mês de 3 minutos precisa de cerca de 150 minutos mais os extras. O plano de 200 minutos a $720 é a escolha segura nesse caso, cerca de $14.40 por ligação.

Compare com as recepcionistas com IA. A Sameday AI cobre 1,000 minutos de IA por $789 por mês, e para restaurantes, o blog da Loman diz que os planos começam em $199 por mês com ligações ilimitadas (blog da Loman). O nosso guia de preços de recepcionistas com IA coloca os modelos lado a lado.

Teste, contratos e configuração

A Ruby não tem teste gratuito. Em vez disso, novos clientes têm uma garantia de reembolso de 21 dias, que termina antes se o uso passar de 500 minutos de recepcionista (começar). Os planos são mensais. Você pode usar um número da Ruby ou manter o seu.

Agendas e software

As recepcionistas podem agendar no Calendly e no Google Calendar. A lista de integrações da Ruby pende para escritórios de advocacia (Clio, MyCase, Filevine, Rocket Matter, Law Ruler, Lawmatics), com HubSpot, Salesforce, Keap, Zoho, Slack, Microsoft Teams e Zapier para todo o resto (integrações). Empresas de serviços residenciais vão encontrar JobNimbus e FieldPulse, mas a lista não cita ServiceTitan, Housecall Pro nem Jobber.

Um porém da HIPAA: no serviço HIPAA, os recados não são enviados por e-mail ou SMS e o Calendly não pode ser usado, então um consultório médico perde parte da praticidade que torna a Ruby fácil para todos os outros.

Quando uma recepcionista com IA serve melhor

A Ruby é difícil de justificar quando a maioria das suas ligações é rotineira. Se quem liga quer quase sempre saber o horário, uma faixa de orçamento ou marcar um horário, uma recepcionista com IA responde na hora, agenda direto na sua agenda ou software de serviços de campo e atende várias ligações ao mesmo tempo, por uma pequena parte da conta da Ruby.

Uma recepcionista com IA também serve melhor se o seu volume é alto. O preço da Ruby sobe em linha reta com os seus minutos; com algumas centenas de ligações por mês, a diferença vira milhares de dólares por ano.

A Ruby serve melhor se:

• quem liga costuma estar estressado ou a conversa é delicada (triagem jurídica, saúde, ligações de crise);
• uma ligação mal atendida custa um cliente que vale bem mais que um mês de Ruby;
• você precisa que alguém com discernimento receba pagamentos ou qualifique leads.

Se quiser os dois, a Abby Connect coloca uma recepcionista com IA e recepcionistas ao vivo num só plano. Os minutos humanos dela custam cerca de $2.76 a $3.29, menos que os da Ruby, e os minutos de IA custam metade disso. Para o panorama completo, veja recepcionista com IA vs serviço de atendimento telefônico.

Como a Ruby se compara

vs AnswerConnect. Também só com pessoas, por compromisso explícito. Os planos publicados dão cerca de $1.32 a $1.75 por minuto incluído, bem abaixo da Ruby, embora o link principal de preços peça antes os seus dados de contato e alguns planos tenham taxa de implantação de $49.99.

vs Abby Connect. Recepcionistas nos Estados Unidos como a Ruby, mais barata por minuto humano, com teste gratuito e uma opção de IA para ligações de rotina.

vs Smith.ai. A Smith.ai oferece recepcionistas ao vivo baseadas na América do Norte, cobradas por ligação em vez de por minuto, a partir de $300 por mês por 30 ligações, além de uma recepcionista com IA a partir de $150 por 75 ligações que pode passar quem liga para os agentes ao vivo. Ao contrário da Ruby, ela diz não estar em conformidade com a HIPAA. Veja Smith.ai vs Ruby.

A página de alternativas à Ruby classifica as opções com mais detalhes.

Veredito

A Ruby é um serviço humano bem-acabado e previsível: preços publicados, sem taxa de implantação, sem contrato, com espanhol e HIPAA incluídos e uma garantia de reembolso no lugar de um teste. Também é uma das formas mais caras de ter o telefone atendido, a $3.45 a $5.00 por minuto antes do arredondamento, do tempo em espera e do trabalho pós-ligação. Pague por ela quando cada pessoa que liga realmente precisar de uma pessoa. Se não for o caso, comece pelos melhores serviços de atendimento com IA e guarde a Ruby para as ligações que mais importam.