Avis sur Ruby Receptionists : le prix à la minute, et quand l'IA suffit

Ruby (Ruby Receptionists) est un service de réponse téléphonique humain. Des réceptionnistes en chair et en os répondent à chaque appel au nom de votre entreprise, 24 h/24 et 7 j/7, y compris la nuit, le week-end et les jours fériés. Ruby utilise l’IA, mais seulement en coulisses : un assistant appelé Call Nav que consultent ses réceptionnistes, ainsi que des transcriptions, une analyse du ressenti et un filtrage des appels automatisés. Aucune IA ne répond à vos appelants, et vous pouvez désactiver entièrement les fonctions d’IA (l’IA chez Ruby).

Ruby est l’un des noms les plus connus de la catégorie, et la référence à laquelle la plupart des chefs d’entreprise comparent un réceptionniste IA. Cet avis se concentre donc sur la décision que vous êtes probablement en train de prendre : une vraie personne sur chaque appel vaut-elle le prix de Ruby, ou un réceptionniste IA ferait-il l’affaire ?

Ce qu’entendent les appelants

Un réceptionniste répond avec votre message d’accueil, puis transfère l’appel, prend un message, planifie un rendez-vous, qualifie un prospect ou encaisse un paiement, en suivant les instructions que vous donnez à Ruby. Il peut aussi passer des appels sortants pour vous. La réponse en anglais et en espagnol et un service HIPAA avec un BAA signé sont inclus sans frais supplémentaires (FAQ). Vous consultez les messages et gérez tout dans le portail en ligne de Ruby et ses applications iOS et Android.

La valeur se trouve dans les appels difficiles. Une personne peut calmer un client effrayé, remarquer qu’une « petite question » est en réalité une urgence, et gérer un appelant qui refuse de suivre un script.

Ce qu’il coûte à des volumes d’appels réels

Ruby publie quatre forfaits : $250 par mois pour 50 minutes, $395 pour 100, $720 pour 200 et $1,725 pour 500 (forfaits et tarifs). Cela revient à environ $5.00 la minute sur le plus petit forfait et environ $3.45 sur le plus grand. Il n’y a ni frais de mise en place ni contrat de longue durée.

Trois règles de facturation comptent autant que le prix :

• L’arrondi. Les minutes sont facturées par tranches de 60 secondes, arrondies au supérieur. Un appel de 20 secondes coûte une minute entière.
• Le temps d’attente et le travail après l’appel comptent. Le temps qu’un réceptionniste passe en attente pour vous ou à rédiger un message est facturé. Le temps de conversation transféré ne l’est pas (FAQ).
• Le dépassement n’est pas publié. Les minutes supplémentaires sont facturées au « tarif de dépassement associé à votre forfait », que Ruby n’indique pas.

Faisons le calcul pour une entreprise de 200 appels par mois d’environ 3 minutes chacun. Cela fait 600 minutes avant l’arrondi et le travail après l’appel. Le forfait de 500 minutes à $1,725 ne suffit pas tout à fait, donc vous paieriez $1,725 plus un dépassement sur au moins 100 minutes à un tarif que Ruby ne publie pas. Cela fait plus de $8.60 par appel avant tout supplément.

Un bureau plus petit de 50 appels par mois de 3 minutes a besoin d’environ 150 minutes plus les suppléments. Le forfait de 200 minutes à $720 est alors le choix prudent, environ $14.40 par appel.

Comparez avec les réceptionnistes IA. Sameday AI couvre 1 000 minutes d’IA pour $789 par mois et, pour les restaurants, le blog de Loman indique que ses forfaits commencent à $199 par mois avec des appels illimités (blog de Loman). Notre guide des tarifs des réceptionnistes IA présente les modèles côte à côte.

Essai, contrats et mise en place

Ruby n’a pas d’essai gratuit. Les nouveaux clients bénéficient plutôt d’une garantie satisfait ou remboursé de 21 jours, qui prend fin plus tôt dès que l’utilisation dépasse 500 minutes de réceptionniste (démarrer). Les forfaits sont sans engagement au mois. Vous pouvez utiliser un numéro Ruby ou garder le vôtre.

Calendriers et logiciels

Les réceptionnistes peuvent réserver dans Calendly et Google Calendar. La liste d’intégrations de Ruby penche vers les cabinets d’avocats (Clio, MyCase, Filevine, Rocket Matter, Law Ruler, Lawmatics), avec HubSpot, Salesforce, Keap, Zoho, Slack, Microsoft Teams et Zapier pour tout le reste (intégrations). Les entreprises de services à domicile trouveront JobNimbus et FieldPulse, mais la liste ne cite pas ServiceTitan, Housecall Pro ni Jobber.

Un bémol HIPAA : avec le service HIPAA, les messages ne sont pas envoyés par e-mail ou SMS et Calendly ne peut pas être utilisé, donc un cabinet médical perd une partie de la commodité qui rend Ruby si simple pour tous les autres.

Quand un réceptionniste IA convient mieux

Ruby est difficile à justifier quand la plupart de vos appels sont de la routine. Si les appelants veulent surtout vos horaires, une fourchette de prix ou un rendez-vous, un réceptionniste IA leur répondra instantanément, réservera directement dans votre calendrier ou votre logiciel d’intervention terrain, et gérera plusieurs appels à la fois, pour une petite part de la facture de Ruby.

Un réceptionniste IA convient aussi mieux si votre volume est élevé. Le prix de Ruby augmente de façon linéaire avec vos minutes ; à quelques centaines d’appels par mois, l’écart se chiffre en milliers de dollars par an.

Ruby convient mieux si :

• vos appelants sont souvent stressés ou la conversation est sensible (accueil juridique, santé, appels de crise) ;
• un appel mal géré vous fait perdre un client qui vaut bien plus qu’un mois de Ruby ;
• vous avez besoin que les paiements soient encaissés ou les prospects qualifiés par quelqu’un capable de discernement.

Si vous voulez les deux, Abby Connect réunit un réceptionniste IA et des réceptionnistes humains dans un même forfait. Ses minutes humaines coûtent environ $2.76 à $3.29, moins que chez Ruby, et ses minutes IA moitié moins. Pour une vue d’ensemble, consultez réceptionniste IA ou service de réponse téléphonique.

Comparaison de Ruby

Face à AnswerConnect. Lui aussi exclusivement humain, par engagement explicite. Ses forfaits publiés reviennent à environ $1.32 à $1.75 par minute incluse, bien en dessous de Ruby, même si son lien principal vers les tarifs demande d’abord vos coordonnées et que certains forfaits comportent des frais de mise en place de $49.99.

Face à Abby Connect. Des réceptionnistes basés aux États-Unis comme chez Ruby, moins chers par minute humaine, un essai gratuit et une option IA pour les appels de routine.

Face à Smith.ai. Smith.ai propose des réceptionnistes humains basés en Amérique du Nord facturés à l’appel plutôt qu’à la minute, dès $300 par mois pour 30 appels, plus un réceptionniste IA dès $150 pour 75 appels qui peut passer les appelants à ses agents humains. Contrairement à Ruby, il indique ne pas être conforme HIPAA. Voir Smith.ai ou Ruby.

La page des alternatives à Ruby classe les options plus en détail.

Verdict

Ruby est un service humain soigné et prévisible : prix publiés, pas de frais de mise en place, pas de contrat, espagnol et HIPAA inclus, et une garantie de remboursement au lieu d’un essai. C’est aussi l’un des moyens les plus chers de faire répondre à votre téléphone, à $3.45 à $5.00 la minute avant l’arrondi, le temps d’attente et le travail après l’appel. Payez-le quand chaque appelant a vraiment besoin d’une personne. Sinon, commencez par les meilleurs services de réponse IA et gardez Ruby en tête pour les appels qui comptent le plus.