Smith.ai vs Ruby : réceptionnistes humains à l'appel ou à la minute

Smith.ai et Ruby sont deux services américains de réceptionniste virtuel qui placent une personne en chair et en os sur vos appels, 24 h/24 et 7 j/7. Ils diffèrent sur trois points qui déterminent le choix : leur mode de facturation, ce qu’ils incluent, et la possibilité qu’une IA réponde pour vous.

Réponse courte : Smith.ai est généralement moins cher à faible volume et quand les appels sont longs, et son offre IA peut réduire la facture bien davantage. Ruby est le choix des cabinets médicaux et autres activités liées à la santé, des appelants hispanophones sans frais supplémentaires, et des appels très courts.

À l’appel ou à la minute

Smith.ai facture à l’appel. Ses forfaits avec réceptionnistes humains coûtent $300 par mois pour 30 appels, $810 pour 90 et $2,100 pour 300, soit de $10 à $7 par appel, avec des appels supplémentaires à $8.50 à $11.50 (tarifs des réceptionnistes Smith.ai). Un appel de 6 minutes coûte autant qu’un appel d’une minute.

Ruby facture à la minute : $250 pour 50 minutes, $395 pour 100, $720 pour 200 et $1,725 pour 500, soit d’environ $5.00 à $3.45 la minute (tarifs Ruby). Les minutes sont arrondies à la minute entière supérieure, le temps d’attente et le travail après l’appel comptent, et le tarif de dépassement n’est pas publié.

Le seuil de rentabilité est simple. Aux tarifs de Ruby, un appel facturé environ 2 minutes coûte à peu près autant qu’un appel chez Smith.ai. En dessous, Ruby l’emporte. Au-delà, Smith.ai l’emporte, et le travail après l’appel de Ruby ajoute du temps facturé à chaque appel.

Exemples chiffrés

Partons d’appels d’environ 3 minutes de conversation.

50 appels par mois (150 minutes). Chez Smith.ai, le forfait Starter couvre 30 appels et les 20 suivants coûtent $11.50 chacun : $530. Chez Ruby, 150 minutes plus l’arrondi et le travail après l’appel dépassent le forfait de 100 minutes, donc le choix prudent est celui de 200 minutes à $720.

200 appels par mois (600 minutes). Chez Smith.ai, le forfait Basic couvre 90 appels et les 110 suivants coûtent $10.50 chacun : environ $1,965, ou $2,100 sur Pro avec de la marge jusqu’à 300 appels. Chez Ruby, le forfait de 500 minutes à $1,725 ne couvre pas 600 minutes, vous ajoutez donc un dépassement à un tarif que Ruby ne publie pas. Les deux finissent proches à ce volume, et le moins cher dépend du tarif de dépassement de Ruby et de votre temps de travail après l’appel.

Les suppléments de Smith.ai réduisent l’écart. Sur ses forfaits humains, la prise de rendez-vous coûte $1.50 par appel, l’enregistrement et la transcription $0.25, et une ligne en espagnol $1.00. Si la moitié de 200 appelants prennent rendez-vous, ajoutez $150. Les forfaits de Ruby ne diffèrent que par les minutes, avec la prise de rendez-vous et l’espagnol inclus, et son service HIPAA ne coûte rien de plus (tarifs Ruby, FAQ Ruby).

L’option IA

C’est la plus grande différence. Ruby n’utilise l’IA que pour aider ses réceptionnistes, au moyen d’un assistant interne, de transcriptions, d’une analyse du ressenti et d’un filtrage des appels automatisés ; aucune IA ne répond à vos appelants (l’IA chez Ruby).

Smith.ai vend un AI Receptionist qui répond seul : gratuit pour 25 appels par mois, puis de $150 pour 75 appels à $500 pour 300 (tarifs IA de Smith.ai). Il prend les rendez-vous, transfère et envoie un résumé de chaque appel, et quand un appel le dépasse, il peut confier l’appelant aux réceptionnistes humains de Smith.ai, sans frais lorsque c’est l’IA qui lance le relais. À 200 appels par mois, cela fait $385 au lieu d’environ $1,965 pour une réponse humaine. Vous pouvez le tester sur des appels simulés avant sa mise en service.

Si la plupart de vos appels sont courants, cela seul peut faire de Smith.ai le meilleur achat.

Les informations de santé

Smith.ai indique ne pas être conforme à HIPAA et ne pas pouvoir traiter les appels impliquant des informations de santé protégées (FAQ des réceptionnistes Smith.ai). Ruby propose un service conforme à HIPAA avec un BAA signé sans frais supplémentaires, même si les clients HIPAA ne peuvent pas prendre de rendez-vous via Calendly et reçoivent leurs messages dans un portail sécurisé plutôt que par e-mail ou SMS. Pour un cabinet médical, dentaire ou de thérapie, c’est décisif : Ruby, ou consultez notre sélection de réceptionnistes IA pour cabinets médicaux.

Contrats, essais et logiciels

Les deux sont au mois, sans frais de mise en place. Les forfaits humains de Smith.ai ont une garantie satisfait ou remboursé de 30 jours (jusqu’à $1,000, hors dépassement) ; Ruby propose 21 jours, qui prennent fin plus tôt dès que l’utilisation dépasse 500 minutes. Résilier l’AI Receptionist de Smith.ai demande 30 jours de préavis.

Les deux penchent vers les cabinets d’avocats. Smith.ai se connecte à Clio Grow, Clio Manage et MyCase ; Ruby à Clio, MyCase, Filevine, Rocket Matter, Law Ruler et Lawmatics (intégrations Ruby). Les deux se connectent à HubSpot, Salesforce et Zapier. Les réceptionnistes de Ruby prennent les rendez-vous dans Calendly et Google Calendar ; Smith.ai dans Calendly, Acuity Scheduling, Appointy et Harmonizely.

Verdict

Choisissez Smith.ai si vos appels durent plus de deux ou trois minutes, si vous voulez commencer par l’IA en gardant des personnes comme filet de sécurité, ou si vous êtes un cabinet d’avocats ou une entreprise de services sans informations de santé. Son forfait IA gratuit vous permet de l’essayer sans frais.

Choisissez Ruby si vous êtes dans la santé, si beaucoup de vos appelants ont besoin de l’espagnol, si vos appels sont courts, ou si vous voulez tous les suppléments inclus dans un seul prix à la minute.

Si vous hésitez entre les deux parce que le prix humain fait mal, Abby Connect associe des réceptionnistes basés aux États-Unis et l’IA dans un même forfait moins cher. Voir les alternatives à Smith.ai, les alternatives à Ruby, ou notre avis sur Smith.ai et notre avis sur Ruby.