Ruby Receptionists im Test: Preise pro Minute, und wann KI reicht

Ruby (Ruby Receptionists) ist ein menschlicher Telefonservice. Echte Rezeptionskräfte nehmen jeden Anruf im Namen Ihres Unternehmens an, rund um die Uhr, auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. Ruby setzt KI ein, aber nur im Hintergrund: einen Assistenten namens Call Nav, den die Rezeptionskräfte zurate ziehen, dazu Transkripte, Stimmungsanalyse und Robocall-Filter. Keine KI spricht mit Ihren Anrufern, und Sie können die KI-Funktionen komplett abwählen (KI bei Ruby).

Ruby ist einer der bekanntesten Namen in der Kategorie und der Maßstab, an dem die meisten Unternehmer eine KI-Rezeption messen. Dieser Test konzentriert sich daher auf die Entscheidung, die Sie wahrscheinlich treffen: Ist ein echter Mensch bei jedem Anruf Rubys Preis wert, oder würde eine KI-Rezeption genügen?

Was Anrufer hören

Eine Rezeptionskraft meldet sich mit Ihrer Begrüßung und leitet dann den Anruf weiter, nimmt eine Nachricht auf, vereinbart einen Termin, qualifiziert einen Lead oder nimmt eine Zahlung entgegen, jeweils nach Ihren Anweisungen an Ruby. Sie kann auch ausgehende Anrufe für Sie tätigen. Anrufannahme auf Englisch und Spanisch sowie ein HIPAA-Service mit unterzeichnetem BAA sind ohne Aufpreis enthalten (FAQ). Nachrichten sehen Sie und alles verwalten Sie in Rubys Onlineportal sowie in den Apps für iOS und Android.

Der Wert liegt in den schwierigen Anrufen. Ein Mensch kann einen verängstigten Kunden beruhigen, erkennen, dass eine „kurze Frage“ in Wahrheit ein Notfall ist, und mit einem Anrufer umgehen, der sich keinem Skript fügt.

Was es bei realen Anrufvolumen kostet

Ruby veröffentlicht vier Tarife: $250 im Monat für 50 Minuten, $395 für 100, $720 für 200 und $1,725 für 500 (Tarife und Preise). Das sind etwa $5.00 pro Minute im kleinsten Tarif und etwa $3.45 im größten. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keinen langfristigen Vertrag.

Drei Abrechnungsregeln sind so wichtig wie der Preis:

• Rundung. Minuten werden in 60-Sekunden-Schritten abgerechnet und aufgerundet. Ein Anruf von 20 Sekunden kostet eine volle Minute.
• Wartezeit und Nachbearbeitung zählen. Die Zeit, die eine Rezeptionskraft für Sie in der Warteschleife verbringt oder eine Nachricht verfasst, wird berechnet. Die Gesprächszeit nach einer Weiterleitung nicht (FAQ).
• Mehrverbrauch wird nicht veröffentlicht. Zusätzliche Minuten werden zum „Mehrverbrauchssatz Ihres Tarifs“ berechnet, den Ruby nicht nennt.

Rechnen Sie es für ein Unternehmen mit 200 Anrufen im Monat à etwa 3 Minuten durch. Das sind 600 Minuten vor Rundung und Nachbearbeitung. Der Tarif mit 500 Minuten für $1,725 reicht nicht ganz aus, Sie zahlen also $1,725 plus Mehrverbrauch für mindestens 100 Minuten zu einem Satz, den Ruby nicht veröffentlicht. Das sind mehr als $8.60 pro Anruf, noch vor Extras.

Ein kleineres Büro mit 50 Anrufen im Monat à 3 Minuten braucht etwa 150 Minuten plus Extras. Der Tarif mit 200 Minuten für $720 ist dort die sichere Wahl, etwa $14.40 pro Anruf.

Vergleichen Sie das mit KI-Rezeptionen. Sameday AI deckt 1,000 KI-Minuten für $789 im Monat ab, und für Restaurants beginnen die Tarife von Loman laut dessen Blog bei $199 im Monat mit unbegrenzten Anrufen (Loman-Blog). Unser Preisratgeber für KI-Rezeptionen stellt die Modelle nebeneinander.

Testphase, Verträge und Einrichtung

Ruby hat keine kostenlose Testphase. Stattdessen erhalten Neukunden eine 21-tägige Geld-zurück-Garantie, die früher endet, sobald die Nutzung 500 Rezeptionsminuten übersteigt (Erste Schritte). Die Tarife sind monatlich kündbar. Sie können eine Ruby-Nummer nutzen oder Ihre eigene behalten.

Kalender und Software

Die Rezeptionskräfte können in Calendly und Google Calendar buchen. Rubys Integrationsliste ist auf Kanzleien ausgerichtet (Clio, MyCase, Filevine, Rocket Matter, Law Ruler, Lawmatics), mit HubSpot, Salesforce, Keap, Zoho, Slack, Microsoft Teams und Zapier für alles andere (Integrationen). Handwerks- und Servicebetriebe finden JobNimbus und FieldPulse, aber ServiceTitan, Housecall Pro oder Jobber nennt die Liste nicht.

Ein Haken bei HIPAA: Im HIPAA-Service werden Nachrichten nicht per E-Mail oder SMS verschickt, und Calendly kann nicht genutzt werden. Eine Arztpraxis verliert also einen Teil des Komforts, der Ruby für alle anderen so bequem macht.

Wann eine KI-Rezeption besser passt

Ruby ist schwer zu rechtfertigen, wenn die meisten Ihrer Anrufe Routine sind. Wenn Anrufer vor allem Ihre Öffnungszeiten, eine Preisspanne oder einen Termin wollen, beantwortet eine KI-Rezeption sie sofort, bucht direkt in Ihren Kalender oder Ihre Außendienstsoftware und nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an, für einen kleinen Teil von Rubys Rechnung.

Eine KI-Rezeption passt auch bei hohem Volumen besser. Rubys Preis steigt linear mit Ihren Minuten; bei einigen hundert Anrufen im Monat wird der Unterschied zu Tausenden Dollar im Jahr.

Ruby passt besser, wenn:

• Ihre Anrufer oft gestresst sind oder das Gespräch heikel ist (Mandantenaufnahme, Gesundheitswesen, Krisenanrufe);
• ein schlecht behandelter Anruf Sie einen Kunden kostet, der weit mehr wert ist als ein Monat Ruby;
• Zahlungen entgegengenommen oder Leads von jemandem mit Urteilsvermögen qualifiziert werden müssen.

Wenn Sie beides wollen, bündelt Abby Connect eine KI-Rezeption und echte Rezeptionskräfte in einem Tarif. Die menschlichen Minuten kosten etwa $2.76 bis $3.29, weniger als bei Ruby, und die KI-Minuten die Hälfte davon. Das Gesamtbild finden Sie unter KI-Rezeption vs. Telefonservice.

Wie Ruby im Vergleich abschneidet

vs. AnswerConnect. Ebenfalls nur Menschen, mit ausdrücklichem Versprechen. Die veröffentlichten Tarife kommen auf etwa $1.32 bis $1.75 pro Inklusivminute, weit unter Ruby, allerdings fragt der Hauptlink zu den Preisen zuerst nach Ihren Kontaktdaten, und einige Tarife haben eine Einrichtungsgebühr von $49.99.

vs. Abby Connect. Rezeptionskräfte in den USA wie bei Ruby, günstiger pro menschlicher Minute, eine kostenlose Testphase und eine KI-Option für Routineanrufe.

vs. Smith.ai. Smith.ai bietet Live-Rezeptionskräfte mit Sitz in Nordamerika, abgerechnet pro Anruf statt pro Minute, ab $300 im Monat für 30 Anrufe, dazu eine KI-Rezeption ab $150 für 75 Anrufe, die Anrufer an die Live-Kräfte übergeben kann. Anders als Ruby ist es nach eigenen Angaben nicht HIPAA-konform. Siehe Smith.ai vs. Ruby.

Die Seite Ruby-Alternativen ordnet die Optionen ausführlicher.

Fazit

Ruby ist ein ausgereifter, berechenbarer menschlicher Service: veröffentlichte Preise, keine Einrichtungsgebühr, kein Vertrag, Spanisch und HIPAA inklusive und eine Geld-zurück-Garantie statt einer Testphase. Es ist aber auch eine der teuersten Möglichkeiten, Ihr Telefon beantworten zu lassen, mit $3.45 bis $5.00 pro Minute vor Rundung, Wartezeit und Nachbearbeitung. Zahlen Sie dafür, wenn wirklich jeder Anrufer einen Menschen braucht. Wenn nicht, beginnen Sie mit den besten KI-Telefonservices und behalten Sie Ruby für die Anrufe im Hinterkopf, auf die es am meisten ankommt.