De beste AI-receptionist voor medische praktijken

Een medische of therapiepraktijk heeft één vraag die de meeste bedrijven niet hebben: mag deze AI wettelijk horen wat patiënten zeggen? Een patiënt die belt om een afspraak te maken, geeft meestal een naam, een geboortedatum en een reden voor het bezoek. Onder HIPAA zijn dat beschermde gezondheidsgegevens, dus de leverancier die het gesprek aanneemt, moet een verwerkersovereenkomst (business associate agreement, BAA) met u tekenen.

Die regel bepaalde deze lijst. We hebben AI-receptionisten gerangschikt die de zorg noemen onder de bedrijven die ze bedienen en een of andere vorm van HIPAA-voorwaarden bieden, en ze daarna geordend op of die voorwaarden de AI dekken in een gewoon abonnement, of ze koppelen met praktijksoftware, en wat ze kosten bij 200 gesprekken per maand van ongeveer 3 minuten elk (600 minuten).

Twee populaire tools vallen om die reden af: Smith.ai zegt dat het niet HIPAA-conform is, en NextPhone tekent geen BAA’s. Tandartspraktijken kunnen ook kijken naar Arini, dat direct boekt in Open Dental, Dentrix en Eaglesoft, maar alleen tandartspraktijken bedient.

1. My AI Front Desk: het best voor therapiepraktijken

My AI Front Desk (nu onder de merknaam Frontdesk) tekent een BAA en koppelt met de praktijksoftware waar veel therapiepraktijken op draaien: SimplePractice, TherapyNotes, TheraNest, Jane App, CentralReach, Fusion Web Clinic, IntakeQ en Practice Better (pagina geestelijke gezondheid). Het boekt in Google Calendar, Outlook of Calendly en stuurt bevestigingen per sms.

Er is één selfservice-abonnement: $99 per maand voor 200 minuten, daarna $0,25 per minuut. Bij 600 minuten komt dat uit op ongeveer $199. Het antwoordt in meer dan 20 talen, waaronder Engels, Spaans, Mandarijn en Vietnamees (prijzen). Tijdens de proefperiode van 7 dagen kunnen toch verbruikskosten ontstaan, en terugbetalingen worden doorgaans niet gegeven, dus test het eerst op een rustige lijn.

2. RingCentral AI Receptionist: het best voor een kliniek die een grote leverancier wil

RingCentral zegt dat zijn AI Receptionist HIPAA- en SOC 2-conform is en uw gegevens niet gebruikt om zijn modellen te trainen (productpagina). Het werkt vóór uw bestaande telefoonsysteem, routeert bellers per afdeling of locatie, en geeft gesprekken met een samenvatting door aan personeel. Dat past bij een kliniek met een balie, meerdere behandelaars of meer dan één locatie.

Het is geprijsd voor laag volume: $49 per maand voor 100 minuten, daarna $0,50 per minuut. Bij 600 minuten betaalt u ongeveer $299. Het boekt in Google-, Outlook- of Calendly-agenda’s, maar er staat geen praktijkmanagementsysteem bij, dus afspraken moeten mogelijk worden overgenomen in uw EPD. De proefperiode van 14 dagen is gratis.

3. Quo: het best als u ook een nieuw telefoonsysteem nodig heeft

Quo (voorheen OpenPhone) is een zakelijk telefoonsysteem met een AI-agent, Sona, die gemiste gesprekken, gesprekken buiten kantoortijden of alle gesprekken beantwoordt. Quo tekent een BAA bij de abonnementen Business en Scale, maar u draagt de volledige verantwoordelijkheid voor patiëntgegevens die de AI verwerkt, moet patiënten vertellen wanneer er AI in het gesprek zit, en sms’en en koppelingen vallen er niet onder (HIPAA-hulp).

Het is de goedkoopste keuze bij 200 gesprekken: één Business-plek à $33 plus de tier van $99 van Sona voor ongeveer 250 gesprekken, dus $132 per maand. De nadelen zijn reëel. Sona werkt alleen op Quo-nummers, dus u verhuist uw telefoonlijn naar Quo. Quo noemt geen agenda waarin Sona boekt; het sms’t de patiënt een boekingslink. En elke medewerker op het telefoonsysteem is een extra plek.

4. Abby Connect: het best als een persoon sommige gesprekken moet aannemen

Abby Connect combineert AI met live receptionisten, en noemt de zorg, tandheelkunde en chiropractie onder de bedrijven die het bedient. U kiest welke soorten gesprekken de AI afhandelt en welke naar een persoon gaan (AI-receptionist).

Lees de HIPAA-regel goed: Abby biedt HIPAA-naleving voor zijn menselijke beantwoording, niet voor de AI (prijzen). Voor een praktijk betekent dat elk gesprek waarbij patiëntgegevens kunnen spelen naar een persoon sturen. Het is ook de duurste hier: AI-minuten komen uit op $1,38 tot $1,65 per stuk, dus 600 AI-minuten kosten ruwweg $899 per maand. Abonnementen zijn maandelijks opzegbaar met een gratis proefperiode.

5. Upfirst: het best voor kleine klinieken, met een addertje

Upfirst noemt chiropractors en dierenklinieken onder de bedrijven die het bedient en boekt in Google, Outlook, Calendly, Acuity of Square (Upfirst). Bij 200 gesprekken kost het Pro-abonnement $159,95. Het is makkelijk zelf in te stellen, met een proefperiode van 14 dagen zonder creditcard.

Het addertje: BAA’s zijn er alleen bij het Enterprise-abonnement op maat, geprijsd voor 1.000 gesprekken per maand en meer (prijzen). Een praktijk waarvan de gesprekken patiëntgegevens bevatten, moet met het salesteam van Upfirst praten voordat ze live gaat.

Voordat u tekent

• Regel de BAA vóór het eerste patiëntgesprek, en controleer bij welk abonnement die hoort.
• Bepaal waar afspraken terechtkomen. Alleen My AI Front Desk noemt praktijksoftware. Bij de andere boekt de AI in een agenda of sms’t hij een link, en neemt iemand het over in uw EPD.
• Plan de overdracht. Dringende klachten, vragen over recepten en boze patiënten moeten naar een persoon. Elke tool hier kan een gesprek doorverbinden, dus stel die regels vooraf in.

Voor hoe prijzen in de markt zijn opgebouwd, zie onze prijsgids voor AI-receptionisten.