Die beste KI-Rezeption für die Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung bekommt drei Arten von Anrufen: Interessenten, die nach einer Wohnung fragen, Mieter, die einen Wasserschaden melden, und Eigentümer, die sich nach dem Stand erkundigen. Die meisten davon können auf eine Nachricht und einen Rückruf warten. Ein geplatztes Rohr um 2 Uhr nachts nicht. Eine KI-Rezeption nimmt alle diese Anrufe an, vereinbart Besichtigungen, erfasst Reparaturmeldungen und leitet echte Notfälle an die Person weiter, die Bereitschaft hat.

Nur vier Tools in unserer Übersicht nennen die Hausverwaltung unter den Branchen, die sie bedienen, daher ist diese Liste kurz. Wir haben sie danach geordnet, ob sie sich mit Hausverwaltungssoftware verbinden, wie sie Notfälle weiterleiten und was sie bei 200 Anrufen im Monat mit jeweils etwa 3 Minuten (600 Minuten) kosten.

1. My AI Front Desk: das einzige Tool mit Anbindung an Verwaltungssoftware

My AI Front Desk (inzwischen unter dem Namen Frontdesk) wirbt stark um Hausverwaltungen und lässt sich mit AppFolio, Yardi, Buildium, Entrata und RealPage verbinden (AppFolio-Integration). Es leitet Anrufer nach ihrem Anliegen weiter, stellt dringende Anrufe mit einer gesprochenen Zusammenfassung live durch, bucht Besichtigungen in Google Calendar, Outlook oder Calendly und verschickt Bestätigungen per SMS.

Ein Tarif deckt die meisten Büros ab: $99 im Monat für 200 Minuten, danach $0.25 pro Minute aus einem Guthabenpool, der etwa 40 zusätzliche Minuten enthält und für $10 pro 1.000 Credits aufgeladen wird, also etwa $189 bei 600 Minuten (Preise). Derselbe Tarif enthält einen Website-Chatbot und SMS in beide Richtungen, praktisch für Interessenten, die lieber nicht anrufen. Laut Anbieter spricht es über 20 Sprachen, darunter Spanisch, Mandarin und Vietnamesisch. Der Self-Service-Tarif speichert nur die letzten 200 Anruf- und Chatprotokolle, exportieren Sie also, was Sie für Ihre Unterlagen brauchen.

2. Upfirst: einfachste Einrichtung und planbare Rechnungen

Upfirst nennt Hausverwaltung und Immobilien unter den Branchen, die es bedient (Upfirst). Es nimmt rund um die Uhr Anrufe an, notiert Nachrichten, bucht Besichtigungen in Google, Outlook, Calendly oder Acuity, stellt dringende Anrufe mit Übergabe durch und schreibt Anrufern SMS.

Abgerechnet wird pro Anruf, nicht pro Minute, ein Mieter, der zehn Minuten für die Beschreibung eines Problems braucht, kostet also genauso viel wie eine kurze Frage. Bei 200 Anrufen kostet Pro $159.95 für 300 Anrufe. Jeder zusätzliche Agent, etwa für ein weiteres Büro oder einen weiteren Bestand, kostet $9.95 im Monat. Eine direkte Anbindung an Verwaltungssoftware gibt es nicht; Zapier, Make oder die API schließen diese Lücke, wenn jemand die Einrichtung übernimmt.

3. Abby Connect: echte Menschen für die schwierigen Fälle

Abby Connect kombiniert KI mit Live-Rezeptionisten und nennt Hausverwaltung und Immobilien unter seinen Branchen (Abby). Sie können die KI Mietanfragen und Besichtigungswünsche bearbeiten lassen, während eine Person jede Reparaturmeldung entgegennimmt, oder die KI an eine menschliche Rezeptionistin übergeben lassen, wenn ein Mieter verärgert ist.

Diese Flexibilität hat ihren Preis. KI-Minuten kosten umgerechnet etwa $1.38 bis $1.65 pro Minute, 600 KI-Minuten kommen im Professional-Tarif mit Mehrverbrauch also auf rund $899 im Monat. Das passt zu einer größeren Verwaltungsgesellschaft, die einen menschlichen Telefondienst ersetzt, nicht zu einem kleinen Vermieter.

4. Quo: für Teams, die auch eine Telefonanlage brauchen

Quo ist eine gemeinsame Business-Telefon-App mit einem KI-Agenten namens Sona, der verpasste Anrufe, Anrufe nach Feierabend oder alle Anrufe annimmt, Nachrichten notiert, Anrufe weiterleitet und Anrufern während des Gesprächs Links per SMS schickt (Sona). Hausverwaltung ist eine der Branchen, auf die es abzielt. Jeder Sona-Anruf wird aufgezeichnet, transkribiert und im Quo-Posteingang zusammengefasst, mit dem Ihr Team ohnehin arbeitet.

Bei 200 Anrufen ist es am günstigsten: ein Starter-Platz für $19 plus Sonas $99-Stufe für etwa 250 Anrufe, also $118. Allerdings funktioniert Sona nur mit Quo-Nummern, hat keine dokumentierte Kalenderbuchung (es schickt stattdessen einen Buchungslink per SMS) und verbindet sich nicht mit Hausverwaltungssoftware. Jede weitere Mitarbeiterin ist ein zusätzlicher Platz.

Einrichtung für Mieter

• Legen Sie fest, was ein Notfall ist. Überschwemmung, ausgefallene Heizung, Gasgeruch, ausgesperrte Mieter: Weisen Sie die KI an, solche Anrufe jedes Mal an Ihre Bereitschaftsnummer weiterzuleiten.
• Trennen Sie Vermietung und Instandhaltung. Interessenten wollen wissen, was frei ist, und einen Besichtigungstermin; Mieter wollen einen Reparaturauftrag erfasst haben. Geben Sie jedem Anliegen eigene Fragen.
• Prüfen Sie, was passiert, wenn niemand die Weiterleitung annimmt. Lassen Sie die KI eine ausführliche Nachricht aufnehmen und per SMS an eine zweite Person schicken.

Wenn Sie lieber nur nach dem Preis vergleichen möchten, lesen Sie die günstigsten KI-Rezeptionen.